Logiciel d'objets trouvés pour hôtels : le client est parti, son chargeur est resté.

Le service des étages enregistre les objets sur un téléphone. La réception vérifie chaque demande de restitution. Un objet n’est associé à un séjour que si l’équipe le choisit. vFound AI suggère ; votre équipe décide de chaque restitution.

Du premier nettoyage de chambre à la relève

Les objets sont découverts lors de la remise en état des chambres, pas à la réception. Le service des étages les enregistre au fil de la journée sur un téléphone. La réception traite les demandes de restitution, et la personne qui termine la journée vérifie les objets dont la durée de conservation arrive à échéance.

Dans les étages

Enregistrez-le avant que le chariot ne bouge

Ouvrez vFound dans le navigateur du téléphone, ajoutez un objet trouvé, prenez ou choisissez une photo et notez son emplacement de rangement. Si l’IA est activée pour votre établissement, vFound AI peut préparer la fiche à partir de la photo, pour vérification par votre équipe. Le champ de séjour à l’hôtel reste un choix distinct et facultatif : un numéro de chambre ne détermine jamais à qui appartient un objet.

À la réception

Vérifiez la demande, puis le client

Les objets en attente de leur propriétaire apparaissent sur la page de votre hôtel. Le client qui en reconnaît un dépose une demande avec des détails privés. La réception les compare au dossier avant d’accepter.

Avant la fin du service

Vérifiez les objets à conserver encore peu de temps

Chaque objet porte la durée de conservation que vous avez définie. L’onglet des échéances proches liste les objets concernés pour qu’une personne décide de la suite. Ceux dont la date est dépassée restent dans une liste d’objets arrivés à échéance, en attendant que votre équipe les en retire.

Une demande ne constitue pas une preuve : la réception décide

Trois clients peuvent décrire le même chargeur noir. La demande recueille des détails privés permettant d’identifier l’objet. Votre équipe les compare au dossier privé avant d’accepter. Les photos réservées au personnel et les notes internes l’aident. vFound AI peut comparer les réponses et signaler les formulations copiées de la fiche publique, mais la décision revient à une personne.

Une fois la demande acceptée, le client peut réserver un créneau de retrait pendant vos horaires, avec un lien d’ajout au calendrier et un rappel. L’équipe peut aussi organiser un retour postal. La réception consigne la restitution lorsqu’elle a lieu.

Laissez à la relève un dossier, pas seulement un souvenir

Le réceptionniste de nuit ne devrait pas avoir à retrouver la personne qui a enregistré l’objet. Le dossier contient les informations nécessaires à la relève.

• L’emplacement de rangement, par exemple « Réception, étagère C ».
• La date de découverte et la date limite de conservation.
• Des notes internes indiquant à l’équipe quoi demander avant de remettre l’objet.
• L’historique des actions effectuées sur l’objet.

Vérifiez si vFound répond aux besoins de votre hôtel

Testez le parcours lors d’une remise en état de chambre

Profitez de l’essai de 14 jours pour enregistrer trois objets trouvés depuis un téléphone, dont un avec photo, comme le ferait le service des étages. Cherchez-en un sur la page de votre hôtel comme un client, déposez une demande, acceptez-la et consignez la restitution. Vérifiez la présentation du formulaire sur les téléphones réellement utilisés par votre équipe. Une carte valide est requise.

Quand le registre papier ne suffit plus à l’hôtel

Dans la plupart des hôtels, les objets trouvés sont encore gérés dans un registre papier ou un tableur : quelques mots pour décrire l’objet, un rangement en arrière-bureau, puis un rapprochement de mémoire lorsqu’un client appelle. Cela fonctionne jusqu’à ce que les descriptions se ressemblent toutes. Un chargeur noir ressemble au suivant dans le registre, la personne qui l’a enregistré a terminé son service, et le client est déjà rentré dans une autre ville.

Résultat : des appels qui se croisent, des objets dont le propriétaire n’est jamais retrouvé et des étagères qui se remplissent jusqu’au grand tri de fin de saison. Chaque objet non restitué laisse à un client un mauvais souvenir de votre hôtel.

Comment fonctionne vFound dans un hôtel

Le service des étages ou la réception photographie l’objet sur un téléphone dès sa remise. vFound AI remplit la fiche à partir de cette photo. Le personnel ajoute le lieu de découverte et l’emplacement de rangement. L’objet apparaît alors sur la page à l’image de votre hôtel, à votre propre adresse vFound : un lien toujours identique, facile à imprimer sur une carte à la réception ou à envoyer après le départ du client.

• Les clients consultent les photos des objets trouvés à toute heure, depuis n’importe quel téléphone, sans appeler la réception.
• Le client qui reconnaît un objet dépose une demande avec des détails privés permettant de l’identifier : contenu du portefeuille, photo de l’écran de verrouillage, rayure sur l’étui.
• Votre équipe compare ces détails à l’objet et aux éventuelles photos réservées au personnel, puis accepte ou refuse la demande.
• Les clients peuvent réserver un créneau de retrait pendant vos horaires, avec un lien d’ajout au calendrier et un rappel, ou organiser un retour postal dans la messagerie privée de la demande. Chaque restitution consigne qui a fait quoi et à quel moment.

vFound AI pour les clients déjà partis

Lorsqu’un client s’aperçoit que son chargeur manque, il est peut-être déjà dans une autre ville ou un autre pays. vFound AI l’accompagne à chaque étape malgré la distance, de la photo prise dans les étages à la réponse dans sa propre langue.

• Une photo prise dans les étages devient un brouillon de fiche : vFound AI suggère un titre, une catégorie, une couleur, la marque lorsqu’elle est lisible sur l’objet et une description. Il reste à vérifier et enregistrer.
• Pour les objets enregistrés avec le remplissage automatique par photo, les mots-clés sont rédigés en anglais, espagnol, français, allemand, néerlandais, italien et arabe. Un client qui saisit « cargador » ou « chargeur » retrouve ainsi le chargeur.
• Un client déjà parti peut décrire sa perte dans ses propres mots et sa langue. vFound AI pose quelques questions courtes, remplit la déclaration pour qu’il la vérifie et l’envoie, puis classe les correspondances probables avec une courte explication pour chacune.
• Si rien ne correspond encore, une veille examine les nouveaux objets pendant 90 jours et envoie un e-mail au client chaque fois qu’un objet susceptible de correspondre est enregistré.
• Les messages des clients dans une autre langue sont traduits pour votre équipe. Le personnel répond dans la langue du client à partir d’un brouillon rédigé par vFound AI.
• Pour une montre ou un portefeuille, la vérification compare les réponses du client et ses photos justificatives au dossier privé. Elle signale les réponses copiées de la fiche publique. L’IA suggère. Votre équipe décide.

Conçu pour le travail quotidien des équipes hôtelières

vFound fonctionne dans le navigateur de tout téléphone, tablette ou ordinateur de réception. Aucune installation ni licence par appareil n’est nécessaire. Chaque membre de l’équipe possède sa propre connexion : le réceptionniste de nuit, la gouvernante générale et le concierge consultent le même inventaire, avec une traçabilité individuelle des actions.

Chaque objet possède une durée de conservation conforme à votre politique. Ceux qui approchent de l’échéance sont signalés. Les photos qui ne doivent pas être montrées aux clients, comme la page d’identité d’un passeport ou une initiale gravée utile à la vérification, restent réservées au personnel, tandis que l’objet reste trouvable. La protection de confidentialité de vFound AI vous aide : lorsque le remplissage automatique analyse une photo montrant une pièce d’identité, une carte bancaire ou un écran allumé, il en réserve la visibilité au personnel.

Une ligne de code ajoute les objets trouvés au site de votre hôtel, sous forme de page intégrée ou de bouton flottant. Vous pouvez aussi utiliser un sous-domaine de votre propre site, par exemple lostandfound.yourhotel.com. Les nouvelles demandes de restitution, déclarations de perte et retraits peuvent être transmis à Slack, Microsoft Teams ou Google Chat, sans données personnelles des clients.

Associez chaque objet au séjour

Un numéro de chambre ne suffit pas à déterminer à qui appartient un chargeur : les chambres changent d’occupant chaque jour, les clients déménagent et les séjours se succèdent dans une même chambre. vFound Hotel stays conserve un dossier privé minimal pour chaque séjour. Votre équipe y associe un objet trouvé ou un colis uniquement si elle le choisit.

• L’objet conserve le numéro de la chambre où il a été trouvé, même si le client change de chambre. Le séjour indique sa chambre actuelle.
• Un numéro de chambre ne suggère jamais de propriétaire. Associer un séjour reste toujours une décision explicite de votre équipe, et chaque demande est évaluée à partir des preuves du client.
• Ajoutez les séjours à la main, importez-les depuis un fichier CSV ou transmettez-les depuis votre propre système via l’API vFound à droits limités.
• Avec vFound Enterprise et Cloudbeds, un propriétaire ou un responsable connecte votre propre clé API hôtelière, limitée à read:reservation, la teste et synchronise le minimum d’informations sur les réservations et les chambres. vFound ne peut pas modifier une réservation. Votre équipe continue de travailler manuellement si la connexion est interrompue.
• Un séjour contient uniquement ce dont la réception a besoin, comme la référence de réservation, le nom du client, les dates et la chambre. Tarifs, coordonnées bancaires et de paiement, données de fidélité, pièces d’identité et préférences restent dans votre logiciel hôtelier.
• Les séjours sont réservés à votre équipe et supprimés 13 mois après leur dernière date connue, sauf si un objet ou un colis en a encore besoin.

Plusieurs hôtels, une seule connexion

Chaque hôtel ou complexe constitue un établissement distinct, avec sa propre page publique, son inventaire et son abonnement. Le client cherche ainsi dans l’hôtel où il a séjourné. Une même connexion propriétaire permet de passer d’un établissement à l’autre. Un centre de contrôle du groupe client présente la charge de travail globale, l’état des comptes et les différences de politique entre vos hôtels, avec un accès global ou régional pour vos responsables. L’accès au groupe ne donne jamais accès à la facturation ni le droit de fermer le compte d’un hôtel. Un compte en libre-service peut regrouper jusqu’à trois établissements ; au-delà, vFound Enterprise est nécessaire.

Le parcours de vos clients

Au lieu de décrire son objet de mémoire à une réception occupée, le client ouvre votre page, cherche « sunglasses » ou « lunettes de soleil » et les voit. Chaque changement de statut et chaque message lui parvient par un lien privé, sans compte à créer ni application à télécharger. Les pages publiques, les pages de demande et les e-mails sont disponibles en treize langues, selon le navigateur ou le choix du client. Le parcours porte le nom, les couleurs et la photo de couverture de votre hôtel, pas les nôtres.

vFound Parcels

Livraisons des clients et du personnel gardées à la réception, puis remises contre signature.

vFound Checkroom

Consigne à bagages à la conciergerie, avec ticket QR et heure limite de retrait.

vFound Equipment

Chargeurs, adaptateurs et parapluies remis à la réception, avec échéances et retours consignés.

vFound Visitors

Prestataires, fournisseurs et candidats aux entretiens enregistrés à l’arrière-bureau.