Logiciel de gestion des visiteurs en entreprise : arrivée sur téléphone, hôte prévenu aussitôt.

Les visiteurs enregistrent leur arrivée sur leur téléphone, les hôtes répondent depuis le leur et l’accueil voit les décisions à prendre en priorité. Les synchronisations des membres OfficeRnD Flex et Microsoft Entra sont des connecteurs Enterprise.

Un visiteur arrive pendant que son hôte est en réunion

Un client arrive dans le hall à dix heures. Le membre qu’il vient voir est en réunion et l’accueil ne sait pas qui attend qui. vFound Visitors est conçu pour cette situation ordinaire.

Avant la visite

Le membre invite son visiteur

Un membre de votre liste de personnes invite un visiteur depuis sa page privée My vFound, sans compte d’équipe. Il choisit un type de visite et un jour. Le visiteur reçoit un pass QR par e-mail.

À l’entrée

Le visiteur enregistre son arrivée

Le visiteur scanne votre affiche QR ou présente son pass. L’hôte est prévenu si le nom complet saisi correspond à une seule personne de votre liste. Sinon, l’accueil confirme d’abord l’hôte.

Réponse

L’hôte répond depuis son téléphone

Le membre reçoit un e-mail et peut répondre qu’il arrive, demander cinq minutes d’attente ou indiquer qu’il n’attend pas ce visiteur. La réponse apparaît à l’accueil. Le pass du visiteur affiche « J’arrive » ou « Veuillez patienter », et un message neutre si l’hôte n’attend pas ce visiteur.

Ce que l’accueil voit en premier

La liste commence par les situations nécessitant une intervention : un visiteur en attente d’approbation et un visiteur arrivé dont l’hôte reste à confirmer. Les autres figurent parmi les présents, avec des onglets pour les visites attendues et terminées.

Un type de visite peut nécessiter l’accord de l’accueil. Le bureau peut aussi faire attendre toute personne arrivée sans invitation. Les visiteurs encore présents dans le logiciel après la fin de la journée sont automatiquement enregistrés comme partis après 12 heures de présence.

Les membres invitent leurs propres visiteurs

Le formulaire de la page du membre demande le nom et l’e-mail du visiteur, son entreprise le cas échéant, le type de visite, l’heure d’arrivée et un dernier jour facultatif. La visite peut avoir lieu un seul jour, chaque jour de la période ou les jours ouvrés de la période. Le membre y accède par un lien privé : l’accueil ne saisit pas chaque invitation.

Pour les espaces de coworking : une liste de personnes, plusieurs sites

Ajoutez les membres à la liste commune pour que les visiteurs puissent indiquer qui ils viennent voir. Chaque site constitue un établissement distinct, avec son affiche QR, ses types de visiteurs et son appel. Une connexion propriétaire permet de passer de l’un à l’autre. Un compte en libre-service peut regrouper jusqu’à trois établissements.

Pendant l’essai de 14 jours

• Importez les membres depuis un fichier CSV.
• Utilisez un CSV public HTTPS à jour, actualisé toutes les heures.
• Les membres invitent leurs visiteurs et répondent à leur arrivée.
• Les coursiers enregistrent leur arrivée comme visiteurs de livraison et apparaissent dans vFound Parcels si votre établissement utilise les deux produits.

Inclus dans vFound Enterprise

• Une synchronisation OfficeRnD Flex, incluse dans vFound Enterprise, qui lit uniquement l’identifiant, le nom, l’e-mail et le statut actif des membres, avec un filtre de site facultatif. Votre équipe crée l’application avec flex.community.members.read.
• Une application Microsoft Entra appartenant au client, avec l’autorisation User.Read.All approuvée par l’administrateur.
• Aucune des connexions ne crée de compte d’équipe ni de rôle. Celle d’OfficeRnD est en lecture seule et sous votre contrôle ; il ne s’agit ni d’un référencement sur sa marketplace ni d’une certification de partenaire.

Vérifiez si vFound répond aux besoins de votre accueil

Testez un lundi matin à l’accueil

Pendant l’essai de 14 jours, ajoutez trois membres. Invitez un visiteur depuis la page d’un membre, enregistrez son arrivée via l’affiche QR et répondez « J’arrive » depuis la page du membre. Vérifiez que la réponse parvient à l’accueil et au pass. Faites ensuite attendre un visiteur sans invitation pour approbation et observez son affichage en tête de liste. Une carte valide est requise.

Le fonctionnement de l’accueil avec vFound

Invitez à l’avance avec un pass QR par e-mail, partagez un lien d’inscription ou associez une tablette du hall avec un code valable dix minutes. Les visiteurs n’ont besoin ni d’application ni de compte.

• Entretiens, prestataires, livraisons et vos propres types de visites possèdent chacun leurs questions, conditions, couleur de badge, approbation et durée de conservation.
• L’hôte reçoit un e-mail et peut indiquer qu’il arrive depuis un lien privé, sans compte.
• Les pass de plusieurs jours fonctionnent une fois par jour valide, pour les prestataires en mission prolongée.
• Les badges s’impriment dans trois formats. Les visiteurs encore enregistrés comme présents sont automatiquement enregistrés comme partis après la fin de la journée.

La sécurité, sans collecte superflue

Un appel en direct sur tout téléphone affiche les visiteurs arrivés. Plusieurs responsables peuvent confirmer simultanément les personnes en sécurité, avec un rapport final. Chaque type de visite peut exiger en option une photo privée du visiteur ou un contrôle visuel de sa pièce d’identité physique consigné par le personnel. vFound ne conserve ni image ni numéro de pièce d’identité et n’effectue ni reconnaissance faciale ni contrôle sur liste de surveillance.

vFound Parcels

Livraisons des membres enregistrées à partir de l’étiquette et remises contre signature.

vFound Lost & Found

Chargeurs et clés oubliés en salle de réunion, enregistrés à partir d’une photo.

vFound Equipment

Adaptateurs, casques et appareils photo remis à l’accueil.