Logiciel de gestion des visiteurs en entreprise : arrivée sur téléphone, hôte prévenu aussitôt.
vFound Visitors est un logiciel de gestion des visiteurs en entreprise, pour bureaux et espaces de coworking. Les visiteurs enregistrent leur arrivée sur leur téléphone depuis une affiche QR, ou s’inscrivent via un lien. Leur hôte reçoit un e-mail. Le logiciel imprime un badge et tient une liste en direct des personnes présentes.
L’accueil des bureaux et espaces de coworking reçoit candidats, clients, prestataires et coursiers, souvent pour des membres en réunion à leur arrivée.
Les visiteurs enregistrent leur arrivée sur leur téléphone, les hôtes répondent depuis le leur et l’accueil voit les décisions à prendre en priorité. Les synchronisations des membres OfficeRnD Flex et Microsoft Entra sont des connecteurs Enterprise.
Essai gratuit de 14 jours mis en place avec vous, puis abonnement annuel sur facture.
Traduction mise à jour:
Un visiteur arrive pendant que son hôte est en réunion
Un client arrive dans le hall à dix heures. Le membre qu’il vient voir est en réunion et l’accueil ne sait pas qui attend qui. vFound Visitors est conçu pour cette situation ordinaire.
Avant la visite
Le membre invite son visiteur
Un membre de votre liste de personnes invite un visiteur depuis sa page privée My vFound, sans compte d’équipe. Il choisit un type de visite et un jour. Le visiteur reçoit un pass QR par e-mail.
À l’entrée
Le visiteur enregistre son arrivée
Le visiteur scanne votre affiche QR ou présente son pass. L’hôte est prévenu si le nom complet saisi correspond à une seule personne de votre liste. Sinon, l’accueil confirme d’abord l’hôte.
Réponse
L’hôte répond depuis son téléphone
Le membre reçoit un e-mail et peut répondre qu’il arrive, demander cinq minutes d’attente ou indiquer qu’il n’attend pas ce visiteur. La réponse apparaît à l’accueil. Le pass du visiteur affiche « J’arrive » ou « Veuillez patienter », et un message neutre si l’hôte n’attend pas ce visiteur.
À l’arrivée d’un visiteur, le membre répond depuis sa propre page.
Ce que l’accueil voit en premier
La liste commence par les situations nécessitant une intervention : un visiteur en attente d’approbation et un visiteur arrivé dont l’hôte reste à confirmer. Les autres figurent parmi les présents, avec des onglets pour les visites attendues et terminées.
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Un type de visite peut nécessiter l’accord de l’accueil. Le bureau peut aussi faire attendre toute personne arrivée sans invitation. Les visiteurs encore présents dans le logiciel après la fin de la journée sont automatiquement enregistrés comme partis après 12 heures de présence.
Les membres invitent leurs propres visiteurs
Le formulaire de la page du membre demande le nom et l’e-mail du visiteur, son entreprise le cas échéant, le type de visite, l’heure d’arrivée et un dernier jour facultatif. La visite peut avoir lieu un seul jour, chaque jour de la période ou les jours ouvrés de la période. Le membre y accède par un lien privé : l’accueil ne saisit pas chaque invitation.
Un membre invite un visiteur, un prestataire ou un candidat sans compte d’équipe.
Pour les espaces de coworking : une liste de personnes, plusieurs sites
Ajoutez les membres à la liste commune pour que les visiteurs puissent indiquer qui ils viennent voir. Un compte pour un seul établissement correspond à un seul établissement. Avec vFound Enterprise, chaque site peut fonctionner comme un établissement distinct, avec son affiche QR, ses types de visiteurs et son appel, et une connexion propriétaire permet de passer de l’un à l’autre.
Pendant l’essai de 14 jours
- Importez les membres depuis un fichier CSV.
- Utilisez un CSV public HTTPS à jour, actualisé toutes les heures.
- Les membres invitent leurs visiteurs et répondent à leur arrivée.
- Les coursiers enregistrent leur arrivée comme visiteurs de livraison et apparaissent dans vFound Parcels si votre établissement utilise les deux produits.
Inclus dans vFound Enterprise
- Une synchronisation OfficeRnD Flex, incluse dans vFound Enterprise, qui lit uniquement l’identifiant, le nom, l’e-mail et le statut actif des membres, avec un filtre de site facultatif. Votre équipe crée l’application avec flex.community.members.read.
- Une application Microsoft Entra appartenant au client, avec l’autorisation User.Read.All approuvée par l’administrateur.
- Aucune des connexions ne crée de compte d’équipe ni de rôle. Celle d’OfficeRnD est en lecture seule et sous votre contrôle ; il ne s’agit ni d’un référencement sur sa marketplace ni d’une certification de partenaire.
Testez un lundi matin à l’accueil
Pendant l’essai de 14 jours, ajoutez trois membres. Invitez un visiteur depuis la page d’un membre, enregistrez son arrivée via l’affiche QR et répondez « J’arrive » depuis la page du membre. Vérifiez que la réponse parvient à l’accueil et au pass. Faites ensuite attendre un visiteur sans invitation pour approbation et observez son affichage en tête de liste.
Le fonctionnement de l’accueil avec vFound
Invitez à l’avance avec un pass QR par e-mail, partagez un lien d’inscription ou associez une tablette du hall avec un code valable dix minutes. Les visiteurs n’ont besoin ni d’application ni de compte.
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- Entretiens, prestataires, livraisons et vos propres types de visites possèdent chacun leurs questions, conditions, couleur de badge, approbation et durée de conservation.
- L’hôte reçoit un e-mail et peut indiquer qu’il arrive depuis un lien privé, sans compte.
- Les pass de plusieurs jours fonctionnent une fois par jour valide, pour les prestataires en mission prolongée.
- Les badges s’impriment dans trois formats. Les visiteurs encore enregistrés comme présents sont automatiquement enregistrés comme partis après la fin de la journée.
La sécurité, sans collecte superflue
Un appel en direct sur tout téléphone affiche les visiteurs arrivés. Plusieurs responsables peuvent confirmer simultanément les personnes en sécurité, avec un rapport final. Chaque type de visite peut exiger en option une photo privée du visiteur ou un contrôle visuel de sa pièce d’identité physique consigné par le personnel. vFound ne conserve ni image ni numéro de pièce d’identité et n’effectue ni reconnaissance faciale ni contrôle sur liste de surveillance.
vFound Parcels
Livraisons des membres enregistrées à partir de l’étiquette et remises contre signature.
vFound Lost & Found
Chargeurs et clés oubliés en salle de réunion, enregistrés à partir d’une photo.
vFound Equipment
Adaptateurs, casques et appareils photo remis à l’accueil.
Vérifiez si vFound répond aux besoins de votre accueil
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| Votre besoin | Réponse | À vérifier |
|---|---|---|
| Enregistrement de l’arrivée sur le téléphone du visiteur | Oui | Depuis votre affiche QR. Vous pouvez aussi associer une tablette du hall dans le navigateur avec un code valable dix minutes. Aucune application visiteur n’est nécessaire. |
| Badge imprimé pour chaque visiteur | Oui | Les badges s’impriment dans trois formats. |
| Réponse de l’hôte à l’arrivée d’un visiteur | Oui | « J’arrive », « Veuillez patienter 5 minutes » ou « Ce n’est pas mon visiteur ». La réponse apparaît à l’accueil. Le pass affiche « J’arrive » ou « Veuillez patienter », et un message neutre si l’hôte n’attend pas ce visiteur. |
| Invitation des visiteurs par les membres | Oui | Le membre doit figurer dans votre liste de personnes. Il n’a pas besoin de compte d’équipe. |
| Liste des membres depuis OfficeRnD Flex ou Microsoft Entra | Enterprise | Les deux connexions font partie de vFound Enterprise. L’import CSV et le lien CSV actualisé toutes les heures sont inclus dans l’offre standard. |
| Photo ou contrôle visuel d’une pièce d’identité physique par le personnel | Facultatif | Défini par type de visite. vFound ne conserve ni image ni numéro de pièce d’identité et n’effectue ni reconnaissance faciale ni contrôle sur liste de surveillance. |
| Ouverture des portes ou tourniquets pour les visiteurs | Non | vFound ne commande pas les équipements de contrôle d’accès. Les webhooks et l’API peuvent informer vos propres systèmes de l’arrivée d’un visiteur. |
| Liste de vos salariés présents dans le bâtiment | Non | L’appel en direct liste les visiteurs arrivés, pas la présence du personnel. |
Questions fréquentes
Combien coûte vFound Visitors pour un bureau ?+
67 USD/mois par établissement, facturés annuellement à hauteur de 804 USD, après un essai gratuit de 14 jours que nous mettons en place avec vous. Visiteurs et membres d’équipe sont illimités : un accueil très fréquenté paie autant qu’un accueil calme.
Faut-il un iPad à l’accueil ?+
Non. Les visiteurs peuvent enregistrer leur arrivée sur leur téléphone depuis votre affiche QR, ou sur toute tablette associée dans le navigateur.
Peut-on aussi enregistrer les coursiers ?+
Oui. Les visiteurs de livraison apparaissent dans vFound Parcels si votre établissement utilise les deux produits.
Combien de temps les visites sont-elles conservées ?+
Vous choisissez entre 7 et 365 jours, pour tout l’établissement ou chaque type de visite. La valeur par défaut est de 365 jours.
Les membres du coworking peuvent-ils inviter leurs visiteurs ?+
Oui. Un membre de votre liste de personnes invite un visiteur depuis sa page privée My vFound, sans compte d’équipe. Le visiteur reçoit un pass QR par e-mail. À son arrivée, le membre est prévenu par e-mail et peut répondre qu’il arrive, demander cinq minutes d’attente ou indiquer qu’il n’attend pas ce visiteur.
La liste des membres peut-elle provenir d’OfficeRnD Flex ?+
Oui, avec vFound Enterprise. Un propriétaire ou responsable connecte une application OfficeRnD Flex créée par votre équipe avec flex.community.members.read, la teste et active la synchronisation. vFound lit uniquement l’identifiant, le nom, l’e-mail et le statut actif des membres, éventuellement pour un seul site, sans jamais créer de comptes d’équipe. La connexion est en lecture seule et sous votre contrôle ; il ne s’agit ni d’un référencement sur la marketplace OfficeRnD ni d’une certification de partenaire.
Que se passe-t-il si un visiteur nomme un hôte absent de notre liste ?+
L’accueil confirme d’abord l’hôte. vFound le prévient uniquement si le nom complet saisi correspond à une seule personne de la liste. Jusque-là, le visiteur apparaît en tête de liste avec une demande de confirmation de l’hôte.
Un membre a-t-il besoin d’une connexion du personnel pour inviter ?+
Non. Un membre de votre liste de personnes invite depuis sa page privée My vFound. Les comptes du personnel sont distincts et ne sont pas créés par cette liste.
L’appel comprend-il nos propres salariés ?+
Non. L’appel en direct liste les visiteurs arrivés et, en option, ceux attendus. Ce n’est pas un registre de présence du personnel.
Comment un hôte sait-il que son visiteur est arrivé ?+
Le visiteur s’enregistre depuis votre affiche QR ou présente son pass QR, et l’hôte est prévenu par e-mail si le nom complet saisi correspond à une seule personne de votre liste ; sinon, l’accueil confirme d’abord l’hôte. L’hôte peut répondre depuis son téléphone qu’il arrive ou demander au visiteur de patienter cinq minutes, et la réponse s’affiche à l’accueil.
Sachez qui est dans le bâtiment, à tout moment.
Demandez votre essai gratuit : essai de 14 jours mis en place avec vous, puis abonnement annuel sur facture.
Découvrez le produit: vFound Visitors
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