Logiciel de gestion des visiteurs scolaires : sachez quels visiteurs et prestataires sont sur place aujourd’hui.
vFound Visitors est un logiciel de gestion des visiteurs scolaires pour les écoles et campus. Les visiteurs enregistrent leur arrivée sur leur téléphone ou une tablette à l’accueil. La personne qu’ils viennent voir reçoit un e-mail. Le logiciel remplace le registre papier, et le secrétariat sait toujours qui est sur place.
Le secrétariat d’une école ou d’un campus accueille parents, prestataires, intervenants et candidats toute la journée, souvent tout en répondant au téléphone.
Traduction mise à jour:
Parents et prestataires enregistrent leur arrivée sur leur téléphone, selon les règles de leur catégorie. Le secrétariat voit qui est sur place. vFound ne vérifie pas les antécédents et ne conserve pas de dossiers d’élèves.
Un parent au secrétariat, téléphone en main
Le secrétariat enregistre parents, prestataires, intervenants et candidats, souvent tout en répondant au téléphone. L’objectif : le visiteur saisit ses informations et le secrétariat voit le résultat.
Arriver
Scanner l’affiche
Une affiche QR à l’entrée ouvre le formulaire d’arrivée sur le téléphone du visiteur. Le secrétariat peut aussi associer une tablette existante. Aucune application n’est à installer.
Choisir
Choisir un type de visiteur
Parents, prestataires, intervenants et candidats disposent chacun de leurs questions, conditions et couleur de badge. Le visiteur peut ajouter une photo si son type de visite le demande.
Accepter
Accepter les règles de l’école
Le visiteur accepte vos conditions avant d’enregistrer son arrivée. Le texte accepté est conservé dans la visite.
Prévenir
L’hôte est prévenu
Le membre du personnel reçoit un e-mail si le nom complet saisi correspond à une seule personne de la liste. Sinon, le secrétariat confirme d’abord qui prévenir.
Des règles adaptées à chaque visiteur
Un parent venu chercher un formulaire et un prestataire chargé de réparer la chaudière ne devraient pas répondre aux mêmes questions. Un type de visite peut nécessiter l’approbation du secrétariat avant l’entrée. Celui-ci peut aussi faire attendre pour approbation toute personne arrivée sans invitation.
Dans l’image, le type prestataire exige une approbation, une photo privée et le contrôle visuel d’une pièce d’identité physique, activés par type. vFound consigne qui a effectué le contrôle et quand. Il ne conserve ni image ni numéro de pièce d’identité, n’effectue ni reconnaissance faciale ni contrôle sur liste de surveillance, et ne vérifie pas les antécédents.
À la fin de la journée scolaire
Toute personne encore enregistrée comme présente après la fin de la journée est automatiquement enregistrée comme partie après 12 heures de présence. La liste du lendemain repart ainsi à jour. Vous choisissez la conservation des visites terminées, de 7 à 365 jours, pour l’école ou chaque type de visiteur.
Quand l’alarme retentit
L’appel en direct est établi à partir des arrivées enregistrées et fonctionne sur tout téléphone connecté. Le personnel de service l’ouvre. Plusieurs personnes peuvent marquer simultanément les visiteurs comme en sécurité ou manquants, puis terminer avec un rapport.
Ce qui est couvert
- Tous les visiteurs et prestataires dont l’arrivée est enregistrée.
- En option, les visiteurs attendus mais pas encore arrivés.
- Un rapport final à conserver.
Ce qui n’est pas couvert
- Les élèves et le personnel : vFound Visitors enregistre les visiteurs, pas les présences scolaires ou professionnelles.
- La vérification du départ physique des personnes du bâtiment.
- Les alarmes et toute liaison à votre centrale incendie.
Logiciel d’appel incendie pour visiteurs (Anglais) présente l’appel plus en détail.
Vérifiez si vFound répond aux besoins de votre école
| Arrivée enregistrée sans borne | Oui | Depuis l’affiche QR, sur le téléphone du visiteur. La tablette est facultative ; toute tablette existante peut être associée dans le navigateur. |
|---|---|---|
| Prestataires en attente d’approbation | Oui | Activez cette règle pour le type prestataire. L’arrivée d’un visiteur non approuvé ne peut pas être enregistrée. |
| Badges visiteurs imprimés | Oui | Étiquettes Brother, DYMO ou 4 × 3 pouces. |
| Photo privée et contrôle visuel d’une pièce d’identité par le personnel | Facultatif | Par type de visiteur. Aucune vérification automatique de document. |
| Vérification des antécédents ou contrôles de protection des mineurs | Non | vFound ne les effectue pas. Conservez vos propres procédures de contrôle. |
| Autorisation de récupérer un élève | Non | vFound Visitors n’est ni un système de gestion des sorties d’élèves ni un système d’information étudiant. |
| Registre de présence des élèves ou du personnel | Non | L’appel liste uniquement les visiteurs dont l’arrivée est enregistrée. |
Testez une matinée d’école pendant l’essai
Pendant l’essai de 14 jours, imprimez l’affiche QR. Enregistrez votre arrivée comme parent puis comme prestataire sur votre téléphone. Approuvez le prestataire, lancez un appel et terminez-le pour consulter le rapport. Une carte valide est requise.
vFound Lost & Found
Pulls, gourdes et téléphones trouvés dans l’école, enregistrés à partir d’une photo.
vFound Equipment
Ordinateurs portables, appareils photo et calculatrices remis à l’accueil.
vFound Parcels
Livraisons du personnel enregistrées à partir de l’étiquette et remises contre signature.
Questions fréquentes
Combien coûte vFound Visitors pour une école ?+
67 USD/mois par établissement, facturés annuellement à hauteur de 804 USD, après un essai gratuit de 14 jours nécessitant une carte valide. Aucune limite de parents, prestataires, autres visiteurs, hôtes ou connexions du personnel.
Faut-il acheter une borne ?+
Non. Les visiteurs enregistrent leur arrivée sur leur téléphone depuis l’affiche QR à l’entrée. Le secrétariat peut aussi associer une tablette existante comme borne dans le navigateur.
vFound vérifie-t-il l’identité ou les antécédents des visiteurs ?+
Aucune lecture automatique de pièce d’identité ni contrôle sur liste de surveillance. Un type de visite peut exiger une photo privée, et le personnel peut consigner le contrôle visuel d’une pièce d’identité physique avec photo. vFound ne conserve ni image ni numéro de pièce d’identité et n’effectue aucune reconnaissance faciale.
Le personnel peut-il voir qui est sur place pendant un exercice incendie ?+
Oui. L’appel en direct liste les visiteurs dont l’arrivée est enregistrée. Plusieurs membres du personnel peuvent confirmer simultanément les personnes en sécurité depuis leur téléphone, avec un rapport final.
Un parent peut-il enregistrer son arrivée sans invitation ?+
Oui. L’enregistrement autonome depuis l’affiche QR vaut uniquement pour le jour même. L’établissement peut le désactiver. Le secrétariat peut aussi faire attendre toute personne sans invitation pour approbation.
vFound vérifie-t-il qui est autorisé à récupérer un élève ?+
Non. Il consigne les visiteurs qui enregistrent leur arrivée. Les autorisations de récupérer un élève restent dans vos propres dossiers.
Les prestataires peuvent-ils avoir des questions différentes des parents ?+
Oui. Chaque type possède ses questions, conditions et couleur de badge. Un prestataire peut ainsi devoir indiquer un numéro d’ordre d’intervention et accepter les règles du site.
Sachez qui est sur place, à tout moment.
Commencez votre essai gratuit de 14 jours. Une carte valide est requise ; annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.
Découvrez le produit: vFound Visitors
Commencez votre essai gratuit de 14 jours (Anglais)Carte valide requise. Annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.