Fundbürosoftware für Hotels: Der Gast ist abgereist. Sein Ladegerät ist noch da.

Das Reinigungsteam erfasst Funde per Handy, der Empfang prüft jede Rückgabeanfrage. Eine Verknüpfung mit einem Aufenthalt erfolgt nur nach bewusster Auswahl. vFound AI schlägt vor; Ihr Team entscheidet über jede Rückgabe.

Eine Schicht im Reinigungsdienst: vom ersten Zimmer bis zur Übergabe

Fundsachen tauchen beim Zimmerwechsel auf, nicht am Empfang. Das Reinigungsteam erfasst sie unterwegs per Handy, der Empfang bearbeitet die Rückgabeanfragen, und zum Tagesabschluss prüft jemand, welche Aufbewahrungsfristen bald enden.

Auf der Etage

Erfassen, bevor der Wagen weiterrollt

Öffnen Sie vFound im Handybrowser, legen Sie eine Fundsache an, nehmen Sie ein Foto auf oder wählen Sie eines aus und notieren Sie den Lagerplatz. Ist die KI an Ihrem Standort eingeschaltet, kann vFound AI aus dem Foto einen Eintrag zur Prüfung durch Ihr Team entwerfen. Das Feld „Hotelaufenthalt“ ist eine separate, freiwillige Auswahl: Eine Zimmernummer entscheidet niemals darüber, wem ein Gegenstand gehört.

Am Empfang

Erst die Anfrage prüfen, dann den Gast

Gegenstände, die auf ihren Eigentümer warten, erscheinen auf Ihrer Hotelseite. Erkennt ein Gast etwas wieder, sendet er eine Rückgabeanfrage mit privaten Angaben. Der Empfang vergleicht sie vor der Annahme mit dem Eintrag.

Vor Schichtende

Bald ablaufende Fristen prüfen

Für Gegenstände gilt die von Ihnen festgelegte Aufbewahrungsfrist. Der Reiter „Läuft bald ab“ zeigt Einträge kurz vor Fristende, damit jemand über das weitere Vorgehen entscheidet. Abgelaufene Einträge bleiben in einer separaten Liste, bis Ihr Team sie bearbeitet.

Eine Anfrage ist kein Nachweis: Der Empfang entscheidet

Drei Gäste können dasselbe schwarze Ladegerät beschreiben. Eine Rückgabeanfrage verlangt private Angaben zur Identifizierung. Ihr Team vergleicht sie vor der Annahme mit dem privaten Eintrag. Interne Fotos und Notizen helfen dabei. vFound AI kann Antworten vergleichen und auf Formulierungen aus dem öffentlichen Eintrag hinweisen. Die Entscheidung trifft ein Mensch.

Nach Annahme der Anfrage kann der Gast innerhalb Ihrer Öffnungszeiten einen Abholtermin buchen, samt Kalenderlink und Erinnerung. Alternativ vereinbart das Team die Rücksendung per Post. Der Empfang dokumentiert die tatsächliche Rückgabe.

Der nächsten Schicht einen Eintrag hinterlassen, keine Erinnerung

Der Nachtdienst sollte nicht herausfinden müssen, wer den Gegenstand erfasst hat. Im Eintrag steht, was die nächste Schicht braucht.

• Der Lagerplatz, etwa Empfang, Regal C.
• Funddatum und Ende der Aufbewahrungsfrist.
• Interne Hinweise dazu, was Ihr Team vor der Herausgabe fragen sollte.
• Ein Verlauf aller bisherigen Bearbeitungsschritte.

Passt vFound zu Ihrem Hotel?

Einen Zimmerwechsel im Testzeitraum durchspielen

Erfassen Sie im 14-tägigen Testzeitraum drei Fundsachen per Handy, eine davon mit Foto, wie Ihr Reinigungsteam es tun würde. Suchen Sie eine davon als Gast auf Ihrer Hotelseite, senden Sie eine Rückgabeanfrage, nehmen Sie sie an und dokumentieren Sie die Rückgabe. Prüfen Sie, wie sich das Formular auf den tatsächlich genutzten Handys Ihres Teams bedienen lässt. Eine gültige Karte ist erforderlich.

Warum Hotels aus dem Fundbuch herauswachsen

Viele Hotelfundbüros arbeiten noch mit Papier oder Tabellen: Ein Gegenstand wird kurz beschrieben, im Büro gelagert und bei einem Anruf aus dem Gedächtnis zugeordnet. Das funktioniert, bis die Beschreibungen sich gleichen. Ein schwarzes Handyladegerät klingt wie das nächste, die erfassende Person hat Feierabend, und der Gast ist längst in einer anderen Stadt zu Hause.

Die Folge sind verpasste Rückrufe, nicht zugeordnete Fundsachen und Regale, die sich bis zur nächsten saisonalen Räumung füllen. Hinter jedem nicht zurückgegebenen Gegenstand steht ein Gast, der Ihr Hotel aus dem falschen Grund in Erinnerung behält.

So funktioniert vFound im Hotel

Reinigungsteam oder Empfang fotografieren den abgegebenen Gegenstand per Handy. vFound AI füllt den Eintrag anhand des Fotos aus. Ihr Team ergänzt Fundort und Lagerplatz. Der Gegenstand erscheint auf der Seite im Markenauftritt Ihres Hotels unter Ihrer eigenen vFound-Adresse: immer derselbe Link, den Sie am Empfang auf eine Karte drucken oder nach der Abreise versenden können.

• Gäste sehen sich Fundsachenfotos rund um die Uhr auf jedem Handy an, ohne am Empfang anzurufen.
• Erkennt ein Gast etwas wieder, sendet er eine Rückgabeanfrage mit privaten Angaben: dem Inhalt der Geldbörse, dem Bild auf dem Sperrbildschirm oder dem Kratzer am Gehäuse.
• Ihr Team vergleicht diese Angaben mit dem Gegenstand und internen Fotos und nimmt die Anfrage an oder lehnt sie ab.
• Gäste buchen einen Abholtermin innerhalb Ihrer Öffnungszeiten, mit Kalenderlink und Erinnerung, oder vereinbaren den Postversand in den privaten Nachrichten zur Anfrage. Bei jeder Rückgabe wird erfasst, wer wann was getan hat.

vFound AI für bereits abgereiste Gäste

Bis ein Gast sein Ladegerät vermisst, ist er womöglich schon in einer anderen Stadt oder einem anderen Land. vFound AI hilft über diese Entfernung hinweg bei jedem Schritt: vom Foto des Reinigungsteams bis zur Antwort in der Sprache des Gastes.

• Aus einem Foto des Reinigungsteams entsteht ein Entwurf: vFound AI schlägt Bezeichnung, Kategorie, Farbe, eine erkennbare Marke und eine Beschreibung vor. Ihr Team prüft und speichert den Eintrag.
• Bei der automatischen Fotoerfassung entstehen Suchbegriffe auf Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Italienisch und Arabisch. So finden Gäste ein Ladegerät auch mit „cargador“ oder „chargeur“.
• Bereits abgereiste Gäste beschreiben den Verlust mit eigenen Worten und in ihrer Sprache. vFound AI stellt einige kurze Fragen, füllt die Meldung zur Prüfung und zum Absenden aus und ordnet mögliche Treffer nach Relevanz, jeweils mit einer kurzen Begründung.
• Gibt es noch keinen Treffer, prüft ein Suchauftrag 90 Tage lang neue Funde und informiert den Gast jedes Mal per E-Mail, wenn ein passender Gegenstand erfasst wird.
• Fremdsprachige Gastnachrichten werden für Ihr Team übersetzt. Mitarbeitende antworten in der Sprache des Gastes auf Grundlage eines Entwurfs von vFound AI.
• Bei einer Uhr oder Geldbörse vergleicht die KI die Antworten und Nachweisfotos des Gastes mit Ihrem privaten Eintrag und weist auf aus dem öffentlichen Eintrag übernommene Antworten hin. Die KI schlägt vor. Ihr Team entscheidet.

Für den tatsächlichen Hotelalltag entwickelt

vFound läuft im Browser auf jedem Handy, Tablet oder Empfangscomputer. Es gibt nichts zu installieren und keine Lizenz pro Gerät. Jedes Teammitglied hat einen eigenen Zugang. Nachtdienst, Hausdame und Concierge sehen denselben Bestand, während ihre jeweiligen Schritte nachvollziehbar bleiben.

Für Gegenstände gelten Aufbewahrungsfristen nach Ihren Vorgaben. Bald ablaufende Fristen werden rechtzeitig angezeigt. Fotos, die Gäste nicht sehen sollen, etwa die Datenseite eines Reisepasses oder eine zur Prüfung vorgesehene Gravur, bleiben dem Team vorbehalten. Der Gegenstand selbst bleibt auffindbar. Der Datenschutzmechanismus von vFound AI hilft: Erkennt die automatische Fotoerfassung einen Ausweis, eine Bankkarte oder einen eingeschalteten Bildschirm, wird das Foto auf „Nur für Mitarbeitende“ gesetzt.

Mit einer Codezeile binden Sie das Fundbüro als Seite oder schwebende Schaltfläche in Ihre Hotelwebsite ein. Auch eine Subdomain Ihrer eigenen Website, etwa lostandfound.yourhotel.com, ist möglich. Neue Rückgabeanfragen, Verlustmeldungen und Abholungen lassen sich außerdem in Slack, Microsoft Teams oder Google Chat melden, ohne persönliche Angaben der Gäste.

Gegenstände einem Aufenthalt zuordnen

Eine Zimmernummer allein sagt nicht, wem ein Ladegerät gehört: Zimmer werden täglich neu belegt, Gäste ziehen um, und aufeinanderfolgende Aufenthalte haben dieselbe Nummer. vFound Hotel stays hält einen kleinen, privaten Datensatz je Aufenthalt vor. Ihr Team verknüpft eine Fundsache oder ein Gastpaket nur nach bewusster Auswahl damit.

• Der Eintrag behält das Zimmer als Fundort, auch wenn der Gast umzieht. Beim Aufenthalt steht dagegen das aktuelle Zimmer.
• Eine Zimmernummer führt niemals zu einem Eigentümervorschlag. Die Verknüpfung eines Aufenthalts ist immer eine bewusste Entscheidung Ihres Teams. Jede Rückgabeanfrage wird weiterhin anhand der eigenen Nachweise des Gastes beurteilt.
• Erfassen Sie Aufenthalte manuell, importieren Sie sie per CSV oder übertragen Sie sie aus Ihrem System über die vFound API mit beschränkten Berechtigungen.
• Mit vFound Enterprise und Cloudbeds verbindet ein Inhaber oder Manager Ihren eigenen Hotel-API-Schlüssel mit der Berechtigung read:reservation, testet die Verbindung und synchronisiert die nötigen Reservierungs- und Zimmerangaben. vFound kann keine Reservierungen ändern. Wird die Verbindung unterbrochen, arbeitet Ihr Team manuell weiter.
• Ein Aufenthalt enthält nur die am Empfang benötigten Angaben, etwa Reservierungsnummer, Gastname, Reisedaten und Zimmer. Preise, Karten- und Zahlungsdaten, Treueprogrammdaten, Ausweisdokumente und Präferenzen bleiben in Ihrem Hotelverwaltungssystem.
• Aufenthalte sind nur Ihrem Team zugänglich und werden 13 Monate nach ihrem letzten bekannten Datum gelöscht, sofern sie nicht noch für einen Gegenstand oder ein Paket benötigt werden.

Mehrere Hotels, ein Zugang

Jedes Hotel oder Resort ist ein eigener Standort mit eigener Gästeseite, eigenem Bestand und eigenem Abonnement. Gäste suchen so im tatsächlich besuchten Haus. Mit einem Inhaberzugang wechseln Sie zwischen Ihren Häusern. Eine zentrale Übersicht für Ihre Kundengruppe zeigt die zusammengefasste Arbeitslast, den Kontostatus und Unterschiede bei Richtlinien Ihrer Hotels. Manager erhalten gruppenweiten oder regionalen Zugriff. Gruppenzugriff berechtigt weder zur Abrechnung noch zur Schließung eines Standortkontos. Ein Konto zur eigenständigen Nutzung umfasst bis zu drei Standorte; weitere Standorte gehören zu vFound Enterprise.

Was Ihre Gäste erleben

Statt einen Gegenstand aus dem Gedächtnis am vielbeschäftigten Empfang zu beschreiben, öffnen Gäste Ihre Seite, suchen nach „sunglasses“ oder „lunettes de soleil“ und sehen ihre Sonnenbrille. Jede Statusänderung und Nachricht kommt über einen privaten Link, ohne Konto oder App. Gästeseiten, Anfrageseiten und E-Mails sind in dreizehn Sprachen verfügbar, entsprechend dem Browser oder der Auswahl des Gastes. Name, Farben und Titelbild stammen von Ihrem Hotel, nicht von uns.

vFound Parcels

Lieferungen für Gäste und Mitarbeitende am Empfang aufbewahren und gegen Unterschrift übergeben.

vFound Checkroom

Gepäckaufbewahrung am Portierempfang mit QR-Ticket und spätester Abholzeit.

vFound Equipment

Ladegeräte, Adapter und Regenschirme am Empfang mit Rückgabeterminen und dokumentierten Rückgaben ausgeben.

vFound Visitors

Dienstleister, Lieferanten und Bewerber im Verwaltungsbereich anmelden.