Logiciel de gestion du matériel scolaire : réservez les kits et suivez chaque retour.
vFound Equipment est un logiciel de gestion du matériel scolaire pour les écoles et universités : réservez à l’avance, remettez un kit enregistré, rappelez l’échéance aux emprunteurs et voyez quelles pièces restent à rendre.
Les accueils scolaires et universitaires remettent ordinateurs portables, appareils photo, tablettes et chargeurs aux élèves, étudiants et personnels. Ils doivent les récupérer avant le prochain cours qui en a besoin.
Réservez un article précis, une catégorie ou un kit enregistré complet, remettez un kit enregistré et consignez les retours individuels. Aucune intégration à un système d’information étudiant n’est proposée.
Essai gratuit de 14 jours mis en place avec vous, puis abonnement annuel sur facture.
Traduction mise à jour:
Préparez le cours selon le matériel disponible
Un appareil photo peut être réservé pour demain alors qu’un chargeur est encore chez l’emprunteur d’hier. Gardez une vue distincte des réservations, du kit remis et de chaque retour.
Avant le cours : réserver le matériel
Réservez un article précis ou tout article disponible d’une catégorie avec une date et une heure de début et de fin. Certaines catégories peuvent nécessiter une approbation. Le personnel peut également réserver ensemble tous les composants d’un kit enregistré ; si l’un des composants est indisponible, rien n’est réservé.
Au comptoir : remettre un kit
Choisissez l’emprunteur et un kit enregistré, vérifiez les articles disponibles et fixez l’échéance. La remise consigne les articles ensemble. Les emprunteurs reçoivent un reçu. Le personnel peut scanner les étiquettes d’inventaire existantes ou celles de vFound.
Après le cours : compter les pièces rendues
Enregistrez les articles effectivement rendus et leur état. S’il manque une pièce, le retour reste partiel. Un article endommagé peut être mis de côté pour réparation plutôt que proposé au cours suivant.
Réservez un article pour un cours ; le personnel peut réserver un kit enregistré complet de la même façon.
L’ordinateur est revenu. Le chargeur, non.
Enregistrez uniquement le retour de l’ordinateur. Le chargeur reste prêté : le personnel peut relancer l’emprunteur plutôt que de marquer le kit comme complet. L’écran ci-dessous montre le chargeur restant d’un prêt de kit fictif.
Le chargeur reste prêté après le retour de l’ordinateur.
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Définissez vos règles de catégorie avant une période chargée : nombre maximal d’articles, durée de prêt et blocage en cas de retard encadrent les remises autorisées. Une règle peut empêcher un nouveau prêt tant qu’un article est en retard ; elle ne fera pas réapparaître physiquement un chargeur.
Intégrez le contrôle de fin de semestre aux habitudes du service
Utilisez les prêts en retard pour relancer les emprunteurs et l’inventaire pour comparer les articles scannés aux dossiers de matériel. Ce sont deux questions distinctes : ce qui devrait être revenu et ce qui se trouve physiquement sur les étagères.
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Une borne associée peut proposer le retrait en libre-service avec e-mail ou référence, scan de l’article et signature. Testez d’abord avec le personnel votre procédure d’identification des emprunteurs. Une référence saisie ne prouve pas l’identité, et le libre-service ne remplace pas vos règles de supervision.
Règles de prêt, formulaires de remise et liste de contrôle (Anglais)
Évaluez l’essai avec un kit pédagogique
Ajoutez des articles fictifs, réservez un article et remettez un kit enregistré. Enregistrez le retour d’une seule pièce, vérifiez ce qui reste prêté, puis consignez le dernier retour. Testez une réservation incompatible et un emprunteur en retard pour montrer à l’équipe un cas normal et un refus. L’essai gratuit de 14 jours est mis en place avec vous.
vFound Lost & Found
Téléphones, gourdes et pulls trouvés sur le campus, enregistrés à partir d’une photo.
vFound Parcels
Colis des élèves, étudiants et personnels enregistrés à partir de l’étiquette et remis contre signature.
vFound Visitors
Prestataires et visiteurs enregistrés à l’arrivée sur leur téléphone.
Ce que le service de prêt propose, et ce qu’il ne propose pas
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| Votre besoin | Réponse | À vérifier |
|---|---|---|
| Empêcher le chevauchement des réservations d’un article | Oui | Les contrôles de réservation et de remise refusent les réservations incompatibles pour le même matériel. |
| Remettre un ordinateur et son chargeur ensemble | Oui | Les kits enregistrés regroupent les articles lors de la remise. Les retours individuels maintiennent les pièces manquantes comme restant à rendre. |
| Réserver un kit enregistré complet en une seule réservation | Oui | Le personnel réserve un kit enregistré, ou plusieurs articles et catégories, en une seule réservation : toutes les pièces sont réservées, ou aucune. Sur My vFound, les emprunteurs réservent une catégorie à la fois. |
| Suivre l’état et l’entretien | Oui | État au retour, statut de réparation, numéros de série, dates de garantie et historique d’entretien accompagnent le matériel. |
| Connecter un système d’information étudiant | Aucune connexion native | Les personnes peuvent être importées par CSV. Ne partez pas du principe qu’une connexion directe au système d’information de votre établissement existe. |
Questions fréquentes
Les élèves et étudiants peuvent-ils réserver un appareil photo avant un cours ?+
Oui. Une réservation peut porter sur un appareil précis ou un article disponible d’une catégorie, avec des heures de début et de fin. Vous pouvez exiger l’approbation du personnel pour certaines catégories. Le personnel peut aussi réserver un kit enregistré complet en une seule fois : toutes les pièces sont réservées, ou aucune. Le formulaire standard de My vFound réserve une catégorie à la fois.
Que faire si l’élève ou l’étudiant rend l’ordinateur mais garde le chargeur ?+
Enregistrez uniquement le retour de l’ordinateur. Le chargeur reste prêté et le retour du prêt commun reste partiel jusqu’à résolution des articles manquants. Consignez l’état de chaque article rendu plutôt que de considérer le sac comme la preuve d’un kit complet.
Peut-on bloquer les prêts en cas de retard ?+
Oui. Activez le blocage pour retard dans les règles de catégorie, en complément des limites de nombre d’articles et de durée de prêt. Testez la règle avec un emprunteur fictif avant de l’appliquer au service de prêt scolaire.
vFound se connecte-t-il directement à notre système d’information étudiant ?+
Aucune connexion native à un système d’information étudiant n’est proposée ici. Vous pouvez importer les personnes par CSV. Avant de choisir votre fonctionnement, vérifiez comment tenir la liste à jour et comment le personnel identifiera les emprunteurs.
Faut-il installer une application pour consulter ses prêts ?+
Non. Les emprunteurs consultent le matériel qui leur est confié et les échéances sur leur page privée My vFound, dans un navigateur. Le reçu indique aussi l’échéance et un lien pour l’ajouter au calendrier.
À quoi sert un logiciel de prêt de matériel scolaire ?+
Il permet de réserver du matériel à l’avance et de remettre un kit enregistré, par exemple un ordinateur portable et son chargeur, avec une échéance. vFound Equipment refuse les réservations qui se chevauchent pour un même objet, envoie un reçu par e-mail, rappelle l’échéance à l’emprunteur et laisse le prêt partiel tant qu’une pièce n’est pas rendue.
Testez un kit complet, puis un retour incomplet.
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