Logiciel d'objets trouvés pour universités : dix bâtiments, une page que les étudiants consultent vraiment.
Un logiciel d'objets trouvés pour universités remplace le tiroir du poste de sécurité de chaque bâtiment par un catalogue de photos consultable depuis un téléphone. Les étudiants peuvent le consulter avant de refaire le tour de trois amphithéâtres et d’une ligne de bus.
Avec vFound, la personne qui trouve l’objet prend une photo et précise le lieu de découverte. vFound AI rédige le reste de la fiche. Les étudiants cherchent sur une même page du campus, en sept langues ou à partir d’une photo de l’objet perdu. vFound AI suggère des correspondances probables, puis le personnel du campus vérifie la demande et consigne la remise de l’objet.
Traduction mise à jour:
Sur le campus : de nombreux accueils, aucune gestion commune
Sur la plupart des campus, les objets trouvés se répartissent entre la bibliothèque, le centre sportif, la sécurité et une douzaine de bureaux de département. L’étudiant qui perd son chargeur d’ordinateur doit deviner dans quel bâtiment il se trouve et se rendre à chaque accueil pendant ses horaires d’ouverture. Beaucoup abandonnent ; les tiroirs se remplissent d’objets non réclamés.
Centraliser les objets est difficile, puisqu’on en trouve partout. Centraliser les fiches est simple : un catalogue de photos consultable par recherche, où chaque fiche indique l’accueil qui conserve l’objet.
Le fonctionnement d’un campus avec vFound
À chaque accueil, le personnel photographie et enregistre les objets dans l’espace de travail commun, avec le bâtiment de découverte et l’emplacement de rangement. vFound AI complète le reste à partir de la photo. Les étudiants consultent une seule page pour tout le campus.
- Le catalogue se consulte à toute heure depuis n’importe quel téléphone, sans compte étudiant pour chercher ou déposer une demande.
- Les demandes recueillent des détails privés permettant d’identifier l’objet : un ordinateur ou une carte d’étudiant est ainsi remis à son propriétaire, pas à la première personne qui appelle.
- Chaque fiche indique quel accueil conserve l’objet : un seul déplacement suffit pour le retrait, sans jeu de piste.
- Les durées de conservation et les tris de fin de semestre suivent des dates précises avec une piste d’audit, plutôt que de réserver des surprises au printemps.
vFound AI à chaque accueil, de la bibliothèque aux résidences
Sur un campus, de nombreuses personnes enregistrent les objets trouvés : bibliothécaires, agents de sécurité ou étudiants employés depuis une semaine. vFound AI rédige les fiches dans un format homogène, quelle que soit la personne qui a pris la photo, et offre aux étudiants plusieurs façons de retrouver leurs affaires.
- À chaque accueil, une photo suffit pour que vFound AI suggère un titre, une catégorie, une couleur, la marque si elle est lisible et une description, à vérifier puis enregistrer.
- Le personnel de chaque accueil peut envoyer ou transférer par e-mail jusqu’à 100 photos par jour à l’adresse privée de votre établissement. Chaque photo attend dans l’inventaire ; vFound AI renseigne les détails à son ouverture par le personnel. Seules les adresses de votre équipe sont acceptées.
- Les étudiants peuvent chercher à partir d’une photo de l’objet perdu ou d’un chargeur ou d’une gourde similaires. La photo est utilisée uniquement pour cette recherche, sans être conservée.
- L’étudiant qui déclare une perte voit des correspondances probables classées, chacune accompagnée d’une courte explication. Pendant 90 jours, une veille lui envoie un e-mail chaque fois qu’un objet susceptible de correspondre est enregistré.
- Si le même ordinateur semble avoir été enregistré à deux accueils, vFound AI signale un doublon possible. Le personnel conserve la fiche la plus ancienne ou écarte l’avertissement.
- La vérification compare les réponses et les photos justificatives de l’étudiant au dossier privé et signale les réponses copiées de la fiche publique. L’IA suggère. Votre équipe décide.
Une traçabilité qui résiste aux changements d’équipe
Les étudiants employés changent chaque semestre. Dans vFound, chaque membre possède sa propre connexion et un rôle : propriétaire, responsable, personnel ou consultation. Chaque enregistrement, décision et restitution est attribué à son auteur. L’accès est suspendu à la fin de la mission. L’historique reste rattaché à l’établissement.
Lorsque le remplissage automatique analyse une photo montrant une carte d’étudiant, une carte bancaire ou un écran allumé, la protection de confidentialité de vFound AI en réserve la visibilité au personnel. L’objet reste trouvable grâce à sa description. Les nouvelles demandes de restitution et déclarations de perte peuvent aussi être transmises à Slack, Microsoft Teams ou Google Chat. Le service informatique peut connecter ses systèmes via l’API REST à clés à droits limités et les webhooks signés.
Une file de demandes pour tous les accueils du campus
La liste des demandes sert de file de traitement : ses onglets regroupent toutes les demandes, celles qui attendent votre réponse, celles en cours et celles terminées. Une demande prête pour le retrait est signalée comme telle ; une demande terminée indique la restitution. La fiche de chaque objet précise quel accueil le conserve : un seul déplacement suffit.
L’étudiant cherche et dépose sa demande depuis n’importe quel téléphone, sans compte étudiant. Les détails privés de la demande permettent de remettre un ordinateur ou une carte d’étudiant à son propriétaire. L’étudiant peut réserver un créneau de retrait pendant vos horaires d’ouverture et reçoit un lien d’ajout au calendrier et un rappel.
Vérifiez si vFound répond aux besoins de votre campus
| Compte étudiant pour chercher ou déposer une demande | Non nécessaire | Le catalogue se consulte depuis n’importe quel téléphone. |
|---|---|---|
| Plusieurs accueils, un même registre | Oui | Chaque objet indique l’accueil qui le conserve. Un compte en libre-service peut regrouper jusqu’à trois établissements ; au-delà, vFound Enterprise est nécessaire. |
| Authentification unique pour le personnel | Enterprise | L’authentification unique avec votre propre fournisseur d’identité fait partie de vFound Enterprise. |
| Vérification automatique de l’identité d’un étudiant | Non | Votre équipe compare les détails privés et décide. vFound AI suggère et n’identifie jamais de personnes à partir d’images. |
| Connexion à votre système d’information étudiant | Non | vFound ne dispose pas de connecteur pour les systèmes d’information étudiants. |
| Tri des objets en fin de semestre | Oui | Les objets dont la durée de conservation est dépassée sont donnés ou éliminés par lots consignés, avec un certificat. |
Testez le parcours entre deux accueils pendant l’essai
Pendant l’essai de 14 jours, enregistrez un objet à un accueil, déclarez sa perte comme un étudiant depuis votre téléphone, acceptez la demande et réservez un créneau de retrait. Une carte valide est requise.
vFound Parcels
Livraisons du service courrier et des résidences universitaires, enregistrées à partir de l’étiquette et remises contre signature.
vFound Equipment
Ordinateurs portables, chargeurs et appareils photo remis à la bibliothèque ou au service informatique.
vFound Visitors
Conférenciers invités, prestataires et parents enregistrés à l’arrivée, avec notification immédiate de leur hôte.
Questions fréquentes
Plusieurs bâtiments peuvent-ils partager un service d’objets trouvés ?+
Oui, c’est même la configuration recommandée. Chaque accueil se connecte au même espace de travail. Chaque objet indique son lieu de découverte et l’accueil qui le conserve. Les étudiants consultent une seule page du campus. Les accueils peuvent aussi envoyer jusqu’à 100 photos d’objets trouvés par jour à l’adresse privée de l’établissement ; elles attendent dans l’inventaire.
Les étudiants ont-ils besoin d’un compte pour chercher ou déposer une demande ?+
Non. Le catalogue est public sur la page à l’image de votre campus. Une demande nécessite seulement des coordonnées et une description privée prouvant la propriété. Les mises à jour arrivent par e-mail via un lien privé, sans application à installer. Les pages et e-mails destinés au public sont disponibles en treize langues.
Comment gérer les cartes d’étudiant et les documents sensibles ?+
Gardez la photo privée et laissez la description guider la recherche. Lorsque le remplissage automatique analyse une photo montrant une pièce d’identité, une carte bancaire ou un écran allumé, la protection de confidentialité de vFound AI en réserve la visibilité au personnel. L’objet reste trouvable, par exemple « carte d’étudiant trouvée à la bibliothèque ». Le nom et le numéro restent réservés au personnel et servent à la vérification.
Que se passe-t-il en fin de semestre ?+
Le tri de fin de semestre devient une opération vérifiée et consignée, plutôt qu’un débarras sans trace. Chaque objet possède une durée de conservation. Ceux qui approchent de l’échéance sont signalés dans l’espace de travail. Chaque don, élimination ou prolongation de conservation est consigné. Les actions groupées traitent une étagère entière à la fois, avec des lots de dons et d’élimination numérotés accompagnés d’un certificat.
Le logiciel convient-il aussi aux autres établissements d’enseignement ?+
Oui. Les établissements d’enseignement supérieur, y compris les community colleges, rencontrent le même problème que les universités : plusieurs bâtiments et des équipes qui changent. vFound est facturé par site et chaque établissement possède sa page à son image. Vous pouvez gérer les établissements, chacun avec son abonnement, dans un centre de contrôle du groupe client, comparer la charge de travail globale et les politiques, et attribuer des accès régionaux. Pour le primaire et le secondaire, le guide lié ci-dessous traite des salles de classe et des parents. Un compte en libre-service peut regrouper jusqu’à trois établissements ; au-delà, vFound Enterprise est nécessaire.
Les étudiants peuvent-ils chercher à partir d’une photo plutôt que d’une description ?+
Oui. L’étudiant peut utiliser une photo de l’objet perdu ou d’un objet similaire. vFound AI affiche les correspondances probables du catalogue du campus. La photo est utilisée uniquement pour cette recherche, sans être conservée. Pour les objets enregistrés avec le remplissage automatique par photo, la recherche fonctionne aussi dans sept langues, car vFound AI rédige des mots-clés dans chacune d’elles.
vFound AI décide-t-il à qui rendre un ordinateur ?+
Non. vFound AI compare les réponses et photos justificatives d’une demande au dossier privé. Il fournit au personnel une suggestion, des points d’alerte et une question complémentaire. Il ne modifie jamais seul une demande ou un objet et n’identifie jamais de personnes à partir d’images. Une personne du campus statue sur chaque demande et chaque restitution.
Les étudiants ont-ils besoin d’un compte pour réclamer un objet ?+
Non. L’étudiant cherche et dépose sa demande depuis n’importe quel téléphone, sans compte. L’équipe compare les détails privés de la demande avant toute remise.
Un campus. Un catalogue. Des tiroirs moins pleins.
Invitez chaque accueil, laissez vFound AI rédiger les fiches et les étudiants chercher par photo ou en sept langues. Commencez votre essai gratuit de 14 jours. Une carte valide est requise ; annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.
Découvrez le produit: vFound Lost & Found
Commencez votre essai gratuit de 14 jours (Anglais)Carte valide requise. Annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.