Logiciel de courrier pour universités : des centaines de colis par jour, chaque retrait signé.
vFound Parcels est un logiciel de courrier pour universités : l’appareil photo reste ouvert pendant que le personnel scanne les étiquettes. vFound AI lit le nom et la chambre, retrouve l’étudiant dans votre liste et lui envoie un code de retrait par e-mail. Au comptoir, le personnel retrouve le colis sur son étagère et recueille une signature.
Un service courrier universitaire reçoit en une semaine de rentrée plus de colis que la plupart des bureaux en un mois, pour des étudiants qui changent de chambre, rentrent le week-end et consultent rarement les panneaux d’affichage.
Traduction mise à jour:
Enregistrez les colis sur des étagères nommées par résidence, envoyez un code de retrait à chaque étudiant, permettez leur conservation pendant les vacances et livrez en tournée contre signature. Aucun SMS ni connecteur au système étudiant.
Le défi du courrier universitaire : volume, renouvellement et déménagements
Chaque septembre, la liste des résidents change. Des colis arrivent pour des étudiants qui n’ont pas encore leurs clés, et la file s’allonge au comptoir à midi. Un registre papier ne peut pas dire à un étudiant ce qui l’attend ; un tableur ne peut pas indiquer au personnel l’étagère où se trouve le colis.
La semaine d’emménagement au service courrier central
La rentrée ne ressemble pas au reste de l’année. Les colis arrivent plus vite que le personnel ne peut les ranger, pour des étudiants qui n’ont pas encore récupéré leurs clés.
Gardez l’appareil photo ouvert
Le personnel scanne les étiquettes à la suite sans quitter l’écran. Chaque colis reçoit une étagère lors de son enregistrement. L’étudiant est aussitôt prévenu par e-mail si son adresse figure dans la liste.
Rangez par résidence
Nommez les étagères par résidence ou département. L’occupation indique le remplissage de chacune. Vous pouvez imprimer des étiquettes thermiques ou A4 pour les étagères.
Livrez jusqu’à la résidence
Regroupez les colis en attente dans une tournée nommée. Chaque arrêt correspond à un colis, remis contre signature sur un téléphone à la porte. Les arrêts non terminés restent dans la tournée.
Un étudiant rentre chez lui pour les vacances d’hiver
Sur sa page privée, l’étudiant peut choisir une date de fin de conservation jusqu’à un an à l’avance. Ses colis en attente sont conservés jusqu’à cette date, y compris ceux qui arrivent entre-temps.
Les colis ainsi conservés ne reçoivent aucun rappel automatique, ne figurent pas dans la liste des retours à l’expéditeur à prévoir et ne déclenchent pas l’alerte des colis non réclamés. Le personnel peut toujours envoyer un rappel manuel, et l’étudiant peut retirer son colis s’il revient plus tôt. Le retour groupé refuse ces colis pour éviter qu’une simple action les renvoie par erreur.
Le fonctionnement d’un service courrier universitaire avec vFound
Le personnel enregistre chaque livraison à partir de l’étiquette et l’étudiant est prévenu aussitôt. Tout l’historique reste consultable pour répondre à la prochaine question.
- Le code-barres renseigne le numéro de suivi et reconnaît les formats UPS, FedEx, USPS, DHL, Amazon et des postes internationales. vFound AI lit le destinataire et la chambre sur l’étiquette.
- L’e-mail de chaque étudiant ouvre une page privée dans le navigateur : un seul code QR regroupe tous ses colis en attente. Sans application ni compte.
- Les étudiants peuvent signaler leur présence au comptoir, reporter les rappels, définir une date de conservation pendant leur absence ou donner un code distinct à un ami chargé du retrait.
- Les colis périssables, fragiles, volumineux, de valeur ou nécessitant une signature sont signalés. Les périssables remontent en tête de liste.
- Les rappels automatiques sont espacés de quelques jours, dans la limite de trois. Le personnel peut aussi en envoyer manuellement. Les colis ayant dépassé le délai de retrait figurent dans une liste des retours à l’expéditeur à prévoir.
Un étudiant change de chambre après l’arrivée d’un colis
Les changements de chambre sont fréquents les premières semaines. Chaque colis conserve la chambre indiquée lors de son enregistrement, tandis que la liste des personnes indique la chambre actuelle de l’étudiant. Modifier cette dernière ne change jamais la chambre d’un colis déjà reçu : le personnel voit les deux et peut retrouver l’étudiant par son nom.
Deux étudiants, une chambre
La colocation est courante et chaque colis arrive à un nom. Lorsque le personnel ouvre une fiche pour remettre un colis, les autres colis en attente pour la même chambre s’affichent à côté, y compris ceux enregistrés sous un nom saisi sans personne associée. Le personnel coche les colis retirés.
Une seule remise consigne un nom et une heure pour l’ensemble, avec signature si l’établissement l’exige. Chaque personne associée encore active dans la liste et disposant d’une adresse e-mail valide reçoit une confirmation de retrait, sauf si l’établissement les a désactivées. L’étudiant qui ne peut pas venir peut donner à un tiers un code distinct à usage unique depuis sa page privée. L’accueil reste seul à décider de remettre le colis à la personne présente.
Des étudiants employés sur de courts services
L’accueil d’une résidence change de mains toutes les quelques heures. Donnez à chaque étudiant employé sa propre connexion d’équipe : chaque enregistrement et remise porte un nom et une heure. La relève peut chercher par nom, chambre, code ou numéro de suivi et voir l’étagère.
Le personnel peut enregistrer et remettre les colis, mais voit une adresse e-mail masquée. Les propriétaires et responsables voient la liste complète des personnes.
Une liste d’étudiants à jour
Importez les résidents depuis un CSV. Les colonnes de prénom, nom, e-mail, chambre et identifiant sont repérées par leur nom. Vous pouvez aussi connecter un lien CSV issu du système étudiant : vFound actualise la liste toutes les heures. Une personne déjà présente avec la même adresse e-mail est mise à jour, sans doublon.
Mesurez l’activité de l’accueil en temps réel
Le rapport Parcels indique le nombre de colis enregistrés par jour et répartit les colis en attente selon leur ancienneté à l’accueil. Il donne aussi les délais médians entre enregistrement et notification, puis entre notification et retrait. Le détail par transporteur et les étagères les plus sollicitées aident le responsable à décider où renforcer le comptoir.
Au-delà du comptoir
Les départements et résidences peuvent être desservis en tournée, avec signature sur téléphone à la porte. Les colis sortants sont enregistrés avec leur remise au transporteur. Les statistiques présentent les volumes par jour et par heure, la répartition par transporteur, les délais de retrait et les étagères les plus sollicitées pour adapter les effectifs à la rentrée.
Vérifiez les besoins de votre campus
| Plusieurs résidences et départements | Oui | Nommez les étagères par lieu dans un même espace de travail, ou gérez chaque bâtiment comme un établissement distinct avec une seule connexion. |
|---|---|---|
| Livrer aux résidences et départements | Oui | Les tournées recueillent une signature à chaque arrêt. Elles ne planifient pas d’itinéraire routier. |
| Conserver les colis pendant l’absence des étudiants | Oui | L’étudiant choisit la date sur sa page privée, jusqu’à un an à l’avance. Les colis conservés ne reçoivent aucun rappel automatique ; le personnel peut toujours envoyer un rappel manuel. |
| Étudiants employés sur de courts services | Oui | Chaque personne peut avoir sa propre connexion d’équipe. Le personnel voit une adresse e-mail masquée ; seuls les propriétaires et responsables voient la liste complète des personnes. |
| Liste d’étudiants issue d’un CSV ou du système étudiant | En partie | Importez un CSV, actualisez la liste toutes les heures depuis un lien CSV ou utilisez SCIM ou l’API. Aucun connecteur direct Ellucian, Workday ou StarRez n’est disponible. |
| Synchronisation de l’annuaire Microsoft Entra ID | Enterprise | Nécessite vFound Enterprise et votre propre application Entra autorisée. La connexion lit l’annuaire ; elle ne crée jamais de connexions pour le personnel. |
| SMS aux étudiants | Non | vFound n’envoie pas de SMS pour Parcels. Les notifications sont envoyées par e-mail. |
| Ouverture de casiers à colis ou accès par carte | Non | vFound consigne les colis traités par votre équipe. Il ne commande ni casiers, ni portes, ni cartes du campus. |
Testez la semaine de rentrée
Pendant l’essai de 14 jours, importez une courte liste d’étudiants, enregistrez vingt colis sur trois étagères et créez une tournée. Effectuez les remises, puis consultez le rapport. Une carte valide est requise.
Utilisez le registre des colis et le kit de passation (Anglais)
vFound Lost & Found
Clés, cartes et ordinateurs trouvés sur le campus, enregistrés à partir d’une photo.
vFound Equipment
Ordinateurs portables et chargeurs remis à la bibliothèque ou au service informatique.
vFound Visitors
Conférenciers invités et prestataires enregistrés à l’arrivée, avec notification immédiate de leur hôte.
Questions fréquentes
Combien coûte vFound Parcels pour une université ?+
75 USD/mois par établissement, facturés annuellement à hauteur de 900 USD, avec un nombre illimité de colis, d’étudiants et de membres d’équipe, après un essai gratuit de 14 jours nécessitant une carte valide.
Les étudiants ont-ils besoin d’une application ?+
Non. Leur e-mail ouvre une page privée dans le navigateur, avec un seul code QR pour tous les colis en attente.
Plusieurs résidences peuvent-elles partager un espace de travail courrier ?+
Oui. Chaque colis indique son étagère et chaque membre de l’équipe possède sa connexion et son rôle. N’importe quel accueil peut ainsi remettre les colis enregistrés par le service courrier.
Combien de temps les données des colis sont-elles conservées ?+
Pendant l’attente, puis pendant 12 mois après le retrait ou le retour à l’expéditeur. Le dossier, la photo d’étiquette, la photo de retrait et les signatures sont ensuite supprimés.
Comment livrer les colis aux résidences et départements universitaires ?+
Regroupez les colis en attente dans une tournée nommée. À chaque arrêt, consignez la personne qui reçoit le colis et recueillez sa signature sur un téléphone. L’arrêt passe au statut livré ; les arrêts non terminés restent dans la tournée.
Que se passe-t-il si un étudiant change de chambre après l’arrivée d’un colis ?+
Le colis conserve la chambre indiquée lors de son enregistrement. La liste des personnes affiche la chambre actuelle. Sa modification ne change jamais la chambre d’un colis déjà reçu.
vFound se connecte-t-il à notre système d’information étudiant ?+
Pas directement. Importez un CSV, actualisez la liste toutes les heures depuis un lien CSV ou utilisez SCIM ou l’API. La synchronisation Microsoft Entra ID est un connecteur Enterprise. Votre système étudiant reste la référence pour les inscriptions et les logements.
Comment conserver les colis quand les étudiants rentrent pour les vacances d’hiver ?+
L’étudiant choisit une date sur sa page privée, jusqu’à un an à l’avance. Les colis conservés ne reçoivent aucun rappel automatique, ne figurent pas dans la liste des retours à prévoir et sont exclus des retours groupés. Les colis reçus avant cette date sont également conservés. Le personnel peut toujours envoyer un rappel ou effectuer une remise manuellement.
Un colocataire peut-il retirer mon colis ?+
Oui, si vous lui envoyez un code distinct. Saisissez son nom et son adresse e-mail sur votre page privée : vFound lui envoie un code à usage unique qui expire après sept jours. L’accueil décide toujours de remettre ou non le colis.
Les étudiants employés peuvent-ils utiliser leur propre connexion ?+
Oui. Ajoutez chacun comme membre de l’équipe. Ils peuvent enregistrer et remettre les colis, et chaque action porte leur nom. Ils voient une adresse e-mail masquée ; seuls les propriétaires et responsables voient la liste complète des personnes.
Un service courrier, chaque retrait signé.
Commencez votre essai gratuit de 14 jours. Une carte valide est requise ; annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.
Découvrez le produit: vFound Parcels
Commencez votre essai gratuit de 14 jours (Anglais)Carte valide requise. Annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.