Logiciel de gestion des colis en résidence : chaque livraison enregistrée, chaque résident prévenu.
vFound Parcels est un logiciel de gestion des colis en résidence, pour immeubles locatifs et copropriétés. Il enregistre chaque livraison à partir d’une photo de l’étiquette et envoie au résident un code de retrait par e-mail, en conservant la référence du logement. Il consigne qui a retiré chaque colis et à quel moment.
L’accueil d’une résidence réceptionne des colis toute la journée pour des résidents au travail, partis en week-end ou attendant des courses périssables.
Traduction mise à jour:
Le défi du local à colis
Les colis s’accumulent, les résidents demandent si une livraison est arrivée et chaque colis introuvable soulève la même question : qui a signé pour quoi ? Une recherche devrait suffire à répondre, sans parcourir les étagères.
Gérer le local à colis d’un immeuble avec vFound
Le concierge scanne chaque étiquette et vFound retrouve le résident. Les résidents gèrent leurs livraisons depuis une même page privée.
- vFound AI lit le nom et le logement sur l’étiquette et retrouve le résident dans votre liste. Le personnel peut toujours saisir le nom à la place.
- Les résidents reçoivent un e-mail dans leur langue avec un code QR regroupant tous leurs colis en attente.
- Depuis cette page, ils peuvent fixer une date de conservation pendant un voyage, reporter les rappels ou donner un code distinct à un voisin chargé du retrait.
- Les colis périssables sont signalés et remontent en tête de liste pour remettre les courses et les fleurs en premier.
- Lors de la remise, le personnel recueille une signature et peut ajouter une photo du retrait.
Les résidents arrivent et déménagent
Importez la liste des résidents depuis un tableur enregistré en CSV ou connectez un lien CSV que vFound actualise toutes les heures. Lorsqu’une personne déménage, supprimez-la : son nom est retiré des colis déjà collectés. Les colis en attente le conservent jusqu’à leur remise.
Une traçabilité d’une équipe à l’autre
Chaque concierge possède sa propre connexion. Chaque enregistrement, rappel et remise porte un nom et une heure. Les étagères indiquent leur occupation, les étiquettes s’impriment au format thermique ou A4, et les colis ayant dépassé le délai de retrait figurent dans une liste des retours à l’expéditeur à prévoir.
Un résident envoie un voisin
Le résident qui ne peut pas venir saisit le nom et l’adresse e-mail d’un voisin sur sa page privée. vFound envoie à cette personne un pass de retrait distinct, avec son propre code. Utilisable une seule fois, il expire après sept jours. Le résident peut l’annuler depuis sa page et en émettre jusqu’à cinq par jour.
Le pass ne décide rien à lui seul. Le concierge vérifie toujours la personne qui se présente et consigne qui a retiré le colis.
Une seule remise pour tout le logement
Un foyer reçoit souvent plusieurs colis sous différents noms. Lorsque le concierge ouvre une fiche pour remettre un colis, les autres colis en attente pour le même logement s’affichent, y compris ceux enregistrés sous un nom saisi sans personne associée. Le personnel coche les colis retirés.
Une seule remise consigne un nom et une heure pour l’ensemble, avec signature si l’établissement l’exige. Chaque personne associée encore active dans la liste et disposant d’une adresse e-mail valide reçoit une confirmation de retrait, sauf si l’établissement les a désactivées. Un colis enregistré sous un nom saisi n’est jamais supposé appartenir à un résident donné.
Ce que voit le concierge qui prend la relève
Chaque enregistrement, rappel et remise porte le nom du membre de l’équipe et l’heure. La relève cherche par nom, logement, code de retrait ou numéro de suivi et voit l’étagère. L’établissement peut exiger une signature à chaque remise ; il est alors impossible de terminer la remise sans signature.
Vérifiez les besoins de votre immeuble
| Casiers à colis | Non | vFound ne commande ni casiers ni portes. À un accueil tenu par du personnel, les étagères, un code de retrait et une signature remplissent le rôle du casier. |
|---|---|---|
| Yardi, RealPage, Entrata ou BuildingLink | Aucun connecteur direct | Importez les résidents par CSV, actualisez la liste toutes les heures depuis un lien CSV ou utilisez SCIM ou l’API. Votre logiciel immobilier reste la référence pour savoir qui habite l’immeuble. |
| SMS aux résidents | Non | vFound n’envoie pas de SMS pour Parcels. Les avis d’arrivée et rappels sont envoyés par e-mail. |
| Retrait par un voisin ou un tiers désigné par le résident | Oui | Un code distinct à usage unique, valable sept jours, que le résident peut annuler. |
| Plusieurs immeubles | Oui | Chaque immeuble constitue un établissement distinct, avec sa liste de personnes, ses étagères et son abonnement, accessible depuis une même connexion. |
| Suivi avant l’arrivée du colis à l’accueil | Non | Le suivi commence à l’enregistrement du colis par votre accueil. vFound ne le suit pas chez le transporteur avant son arrivée. |
Faut-il aussi des casiers ?
Les casiers sont utiles si les résidents doivent retirer leurs colis en l’absence du personnel. Un local tenu par du personnel peut suffire si quelqu’un est présent aux heures de retrait. Dans les deux cas, vérifiez la capacité de l’installation, y compris pour les colis volumineux, périssables ou nécessitant une signature. Le guide présente les questions à poser.
Alternative aux casiers à colis : quand un local avec personnel suffit (Anglais)
vFound Visitors
Visiteurs et prestataires enregistrés à l’arrivée, avec notification du résident ou du responsable par e-mail.
vFound Lost & Found
Clés et téléphones oubliés dans le hall, enregistrés à partir d’une photo.
vFound Checkroom
Sacs et bagages gardés à l’accueil avec un ticket QR.
Questions fréquentes
Combien coûte vFound Parcels pour un immeuble ?+
75 USD/mois par établissement, facturés annuellement à hauteur de 900 USD, avec un nombre illimité de colis, de résidents et de membres d’équipe, après un essai gratuit de 14 jours nécessitant une carte valide.
Les résidents ont-ils besoin d’une application ou d’un compte ?+
Non. Leur e-mail ouvre une page privée dans le navigateur.
Un résident peut-il envoyer quelqu’un retirer son colis ?+
Oui. Il peut donner un code distinct à la personne chargée du retrait depuis sa propre page.
vFound se connecte-t-il à notre logiciel de gestion immobilière ?+
Pas directement. vFound peut actualiser la liste des résidents toutes les heures depuis un lien CSV, ou via son API.
Les résidents peuvent-ils suivre leurs colis ?+
Oui, dès l’enregistrement par votre accueil. Le résident reçoit un e-mail pour chaque colis enregistré. Sa page privée My vFound regroupe tous les colis en attente derrière un seul code de retrait. Elle affiche le numéro de suivi, copiable en un geste, un lien vers le suivi du transporteur si vFound le reconnaît, les consignes et horaires de retrait définis par l’établissement, ainsi que les précautions utiles, comme une signature requise ou un contenu périssable. Les colis retirés restent visibles comme reçus. vFound ne suit pas les colis chez le transporteur avant leur arrivée dans l’immeuble.
Faut-il un casier à colis si nous avons déjà un concierge ?+
Pas nécessairement. Un local avec personnel, étagères, codes de retrait et signatures permet les retraits pendant les heures de présence. Les casiers sont utiles pour les retraits après la fermeture de l’accueil. vFound ne les commande pas.
Que consigne le concierge lorsqu’un résident envoie un voisin ?+
Le résident indique le nom et l’adresse e-mail du voisin, qui reçoit un code à usage unique valable sept jours. Au comptoir, le concierge consigne la personne qui retire le colis et recueille une signature si l’établissement l’exige.
Le concierge peut-il remettre les colis de tout un foyer en une fois ?+
Oui. L’ouverture d’une fiche de colis affiche les autres colis en attente pour le même logement. Le personnel coche ceux qui sont retirés. La remise consigne un seul nom et une seule heure, avec signature si l’établissement l’exige.
Une trace pour chaque colis.
Commencez votre essai gratuit de 14 jours. Une carte valide est requise ; annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.
Découvrez le produit: vFound Parcels
Commencez votre essai gratuit de 14 jours (Anglais)Carte valide requise. Annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.