Logiciel de gestion du courrier en entreprise : chaque livraison enregistrée et remise.
vFound Parcels est un logiciel de gestion du courrier en entreprise : il lit l’étiquette à partir d’une photo et envoie un code de retrait par e-mail au destinataire. Il consigne la remise, que la personne retire son colis ou que vous le livriez à son bureau.
Les accueils et services courrier reçoivent des colis pour des centaines de personnes. Chacun doit parvenir au bon bureau, avec une trace de la personne qui l’a récupéré.
Traduction mise à jour:
Réceptionnez à l’accueil, rangez sur une étagère nommée et consignez le retrait ou la remise contre signature lors d’une tournée. Les connecteurs d’annuaire nécessitent Enterprise.
Une livraison, deux façons d’atteindre son destinataire
Le transporteur du matin arrive pendant que l’accueil enregistre des visiteurs. Enregistrez le colis une seule fois, confirmez son destinataire et rangez-le là où l’équipe de l’après-midi pourra le retrouver. Choisissez ensuite le retrait à l’accueil ou la tournée de livraison.
Réceptionner et confirmer
Scannez un code-barres ou photographiez l’étiquette. L’IA peut suggérer les informations de l’étiquette ; votre équipe vérifie le destinataire avant d’enregistrer. Ajoutez l’étagère et une consigne de manipulation, par exemple « fragile » ou « signature requise ».
Prévenir et ranger
Le destinataire reçoit un e-mail avec un code de retrait. Sa page privée regroupe ses colis en attente : l’accueil n’a pas à envoyer un message distinct pour chaque livraison.
Livrer et consigner
Regroupez les colis en attente dans une tournée nommée. À chaque bureau, consignez la personne qui reçoit le colis et recueillez sa signature sur le téléphone. L’arrêt passe au statut livré ; les arrêts non terminés restent dans la tournée.
Le destinataire est en télétravail
L’arrivée d’un colis ne signifie pas que son destinataire est au bureau. Celui-ci peut demander sa conservation jusqu’à une date donnée ou désigner un collègue avec un code de retrait distinct. Le personnel assure toujours la remise ; cette conservation ne constitue pas une réservation de livraison.
La référence d’étagère permet à la personne qui prend la relève de retrouver le colis. Pour les envois sortants, enregistrez le colis séparément et consignez sa remise au transporteur contre signature. vFound ne réserve pas de transporteur et n’achète pas d’affranchissement.
Vérifiez les besoins de votre service courrier
| Réceptionner, prévenir et consigner le retrait | Oui | Parcels comprend les photos d’étiquettes, les e-mails aux destinataires, les emplacements d’étagère et les remises consignées. |
|---|---|---|
| Livrer les colis aux bureaux des collaborateurs | Oui | Les tournées recueillent une signature à chaque arrêt. Elles n’optimisent pas les trajets routiers. |
| Partir d’un tableau des collaborateurs | Oui | Importez un CSV dans la liste des personnes. Vérifiez les noms et les adresses e-mail avant d’envoyer les avis de réception. |
| Synchroniser un annuaire de collaborateurs | Enterprise | Les connecteurs Microsoft Entra et OfficeRnD Flex nécessitent Enterprise et votre propre connexion autorisée auprès du fournisseur. |
| Ouvrir des casiers connectés ou numériser le contenu du courrier | Non | vFound consigne les colis traités par votre équipe. Il ne commande pas les casiers et ne numérise pas le contenu du courrier. |
Gardez votre liste de personnes à jour
L’import CSV est un point de départ pratique pour l’annuaire d’un bureau. Un CSV public configuré sur une URL HTTPS peut actualiser la liste toutes les heures. Vérifiez la source avant de la publier : le service doit pouvoir accéder à cette URL.
Microsoft Entra et OfficeRnD Flex sont des connecteurs Enterprise facultatifs, absents de l’essai Parcels standard. Ils nécessitent des identifiants appartenant au client et les autorisations du fournisseur. Entra lit l’annuaire ; OfficeRnD lit les membres, avec un filtre de site facultatif. Aucune de ces connexions ne livre de colis ni ne vérifie la présence d’une personne à son bureau.
Connexions aux annuaires et conditions de configuration (Anglais)
Testez la relève avant de changer de système
Pendant l’essai de 14 jours, ajoutez quelques destinataires et étagères fictifs. Enregistrez un colis à retirer et un autre pour une tournée. Effectuez les remises, puis demandez à un collègue d’en retrouver les traces. Testez aussi une mise en attente et un retrait par un tiers. Une carte valide est requise.
Utilisez le registre des colis et le kit de passation (Anglais)
vFound Visitors
Les coursiers enregistrent leur arrivée comme visiteurs et leurs livraisons sont consignées à la même étape.
vFound Equipment
Ordinateurs portables, adaptateurs et clés remis avec échéances et retours consignés.
vFound Lost & Found
Objets oubliés en salle de réunion, enregistrés à partir d’une photo.
Questions fréquentes
Notre réception peut-elle livrer les colis aux bureaux plutôt que demander leur retrait ?+
Oui. Créez une tournée à partir des colis en attente, puis consignez le destinataire et sa signature à chaque arrêt. Parcels permet aussi le retrait à l’accueil : l’équipe peut utiliser les deux méthodes.
Que se passe-t-il si un collaborateur est absent ou demande à un collègue de venir ?+
Le destinataire peut demander une conservation jusqu’à une date donnée ou déléguer le retrait avec un code distinct. L’accueil vérifie et consigne toujours la remise ; vFound n’organise pas de livraison par transporteur à son domicile.
L’essai Parcels comprend-il la synchronisation de l’annuaire Microsoft Entra ?+
Non. L’essai standard couvre la gestion des colis et une liste de personnes que vous pouvez remplir par CSV. Les connecteurs Microsoft Entra et OfficeRnD Flex nécessitent Enterprise, des identifiants appartenant au client et les autorisations requises du fournisseur.
vFound gère-t-il les colis sortants de l’entreprise ?+
Oui. Le personnel peut enregistrer un colis sortant et consigner sa remise au transporteur contre signature. La réservation du transporteur, l’achat de l’affranchissement et le suivi du transport restent hors de ce parcours.
Faut-il du matériel dédié au service courrier ?+
Non. L’accueil peut utiliser un navigateur sur téléphone, tablette ou ordinateur. Les appareils photo des téléphones et les lecteurs de codes-barres USB ou Bluetooth sont pris en charge ; la commande automatique de casiers ne l’est pas.
Testez les remises que votre accueil effectue au quotidien.
Commencez votre essai gratuit de 14 jours. Une carte valide est requise ; annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.
Découvrez le produit: vFound Parcels
Commencez votre essai gratuit de 14 jours (Anglais)Carte valide requise. Annulez avant le 14e jour pour éviter le prélèvement annuel.