Software de objetos perdidos para hoteles: el huésped ya se fue; su cargador sigue aquí.

El personal de limpieza registra los hallazgos desde el teléfono, recepción verifica cada reclamación y los objetos solo se vinculan a una estancia por decisión del equipo. vFound AI sugiere; su equipo decide cada devolución.

Un turno de limpieza, de la primera habitación al relevo

Los objetos aparecen al preparar las habitaciones, no en recepción. El personal de limpieza los registra desde el teléfono mientras trabaja, recepción responde a las reclamaciones y quien cierra la jornada revisa qué plazos de conservación están a punto de vencer.

En las plantas

Regístrelo antes de mover el carro

Abra vFound en el navegador del teléfono, añada un objeto encontrado, tome o elija una foto e indique dónde se guarda. Si la IA está activada en su establecimiento, vFound AI puede preparar un borrador de la ficha a partir de la foto para que su equipo lo revise. El campo Estancia en el hotel es una opción independiente: un número de habitación nunca determina a quién pertenece un objeto.

En recepción

Verifique la reclamación y después al huésped

Los objetos que esperan a su dueño aparecen en la página del hotel. El huésped que reconoce uno envía una reclamación con datos privados, y recepción los contrasta con el registro antes de aceptarla.

Antes de terminar el turno

Revise qué plazos están a punto de vencer

Los objetos llevan el plazo de conservación que usted establezca. La pestaña Próximos a vencer muestra aquellos cuyo plazo está por terminar para que alguien decida qué hacer después. Los que ya lo han superado esperan en una lista de vencidos a que su equipo los retire.

Reclamar no demuestra la propiedad: recepción decide

Tres huéspedes pueden describir el mismo cargador negro. La reclamación solicita datos privados que permitan identificarlo, y su equipo los contrasta con el registro privado del objeto antes de aceptarla. Las fotos reservadas al personal y las notas internas ayudan. vFound AI puede comparar las respuestas y señalar texto copiado de la ficha pública, pero quien decide es una persona.

Una vez aceptada la reclamación, el huésped puede reservar una hora de recogida dentro de su horario, con un enlace para añadirla al calendario y un recordatorio, o el equipo puede organizar el envío por correo. Recepción registra la devolución cuando se realiza.

Deje al siguiente turno un registro, no un recuerdo

El responsable nocturno no debería tener que localizar a quien registró el objeto. La ficha contiene lo que necesita la siguiente persona.

• Dónde se guarda, por ejemplo, Recepción, estante C.
• La fecha del hallazgo y la fecha límite de conservación.
• Notas internas para su equipo sobre qué preguntar antes de entregarlo.
• Un historial de las acciones realizadas sobre el objeto.

Compruebe si se adapta a su hotel

Ensaye la preparación de una habitación durante la prueba

Utilice la prueba de 14 días para registrar tres hallazgos desde un teléfono, uno de ellos con foto, como lo haría el personal de limpieza. Busque uno en la página del hotel como un huésped, presente una reclamación, acéptela y registre la devolución. Compruebe cómo se ve el formulario en los teléfonos que utiliza su equipo. Se requiere una tarjeta válida.

Cuando el cuaderno de registro ya no basta

Muchos hoteles siguen gestionando los objetos perdidos en papel o en una hoja de cálculo: describen el objeto con unas palabras, lo guardan en una oficina y recurren a la memoria cuando llama un huésped. Funciona hasta que las descripciones se confunden. Un cargador negro de teléfono parece igual que otro, la persona que lo registró ya terminó su turno y el huésped está en casa, en otra ciudad.

El resultado son llamadas cruzadas, objetos que nunca llegan a sus dueños y estantes que se llenan hasta la siguiente limpieza de temporada. Cada objeto sin devolver deja a un huésped con un mal recuerdo del hotel.

Cómo funciona vFound en un hotel

El personal de limpieza o recepción fotografía el objeto desde el teléfono al recibirlo. vFound AI completa la ficha a partir de la foto, el personal añade dónde se encontró y dónde se guardará, y el objeto aparece en la página del hotel con su imagen de marca y su propia dirección de vFound: siempre el mismo enlace, fácil de imprimir en una tarjeta de recepción o enviar después de la salida.

• Los huéspedes consultan las fotos de objetos encontrados a cualquier hora, desde cualquier teléfono, sin llamar a recepción.
• El huésped que reconoce un objeto presenta una reclamación con datos privados que permitan identificarlo: el contenido de la cartera, la foto de la pantalla de bloqueo o un arañazo en la funda.
• Su equipo contrasta esos datos con el objeto y las fotos reservadas al personal, y acepta o rechaza la reclamación.
• Los huéspedes pueden reservar una hora de recogida dentro de su horario, con un enlace para añadirla al calendario y un recordatorio, o acordar el envío en los mensajes privados de la reclamación. Cada devolución registra quién hizo qué y cuándo.

vFound AI para huéspedes que ya se han marchado

Cuando el huésped echa en falta el cargador, puede estar en otra ciudad o en otro país. vFound AI ayuda en cada paso a distancia, desde la foto del personal de limpieza hasta una respuesta en el idioma del huésped.

• Una foto del personal de limpieza se convierte en un borrador de ficha: vFound AI sugiere el título, la categoría, el color, una marca que pueda leer en el objeto y una descripción, listos para revisar y guardar.
• Para los objetos registrados con autocompletado a partir de fotos, se generan palabras clave en inglés, español, francés, alemán, neerlandés, italiano y árabe, para que quien escriba «cargador» o «chargeur» encuentre el cargador.
• El huésped que ya se ha marchado puede describir la pérdida con sus propias palabras y en su idioma; vFound AI hace unas preguntas breves, completa el aviso para que lo revise y lo envíe, y ordena las coincidencias probables con una explicación breve de cada una.
• Si aún no hay coincidencias, una alerta sigue revisando los objetos nuevos durante 90 días y envía un correo al huésped cada vez que se registra una coincidencia probable.
• Los mensajes en otro idioma se traducen para su equipo, y el personal responde en el idioma del huésped a partir de un borrador de vFound AI.
• Para un reloj o una cartera, la revisión de reclamaciones contrasta las respuestas del huésped y las fotos aportadas como prueba con su registro privado, y señala respuestas copiadas de la ficha pública. La IA sugiere. Su equipo decide.

Pensado para la forma de trabajar de los equipos de hotel

vFound funciona en el navegador de cualquier teléfono, tableta u ordenador de recepción. No hay nada que instalar ni licencias por dispositivo. Cada miembro del equipo tiene su propio acceso, de modo que el responsable nocturno, la persona que dirige la limpieza y conserjería ven el mismo inventario, con un historial de acciones atribuible a cada uno.

Los objetos llevan un plazo de conservación acorde con su política y aparecen destacados antes de que venza. Las fotos que un huésped no debería ver, como la página de datos de un pasaporte o una inicial grabada que quiera usar para verificar la propiedad, quedan reservadas al personal mientras el objeto sigue localizable. La protección de privacidad de vFound AI ayuda: cuando el autocompletado analiza una foto que muestra un documento de identidad, una tarjeta bancaria o una pantalla encendida, restringe esa foto al personal.

Una línea de código incorpora los objetos perdidos a la web del hotel como página integrada o botón flotante. También puede usar un subdominio de la web del hotel, como lostandfound.yourhotel.com. Las nuevas reclamaciones, los avisos de pérdida y las recogidas pueden generar notificaciones en Slack, Microsoft Teams o Google Chat sin incluir datos personales de los huéspedes.

Vincule cada objeto a la estancia

Un número de habitación no basta para saber de quién es un cargador: las habitaciones cambian de ocupante cada día, los huéspedes cambian de habitación y las estancias consecutivas comparten el mismo número. Estancias de hotel de vFound guarda un registro privado mínimo de cada estancia, y su equipo solo vincula un objeto encontrado o un paquete del huésped cuando así lo decide.

• El objeto conserva la habitación donde se encontró aunque el huésped cambie de habitación; la estancia muestra la habitación actual.
• Un número de habitación nunca sugiere un dueño. Vincular una estancia siempre es una decisión expresa de su equipo, y cada reclamación se sigue resolviendo según las pruebas del huésped.
• Añada estancias manualmente, impórtelas desde un archivo CSV o envíelas desde su sistema mediante la API de vFound de alcance limitado.
• Con vFound Enterprise y Cloudbeds, un propietario o responsable conecta la clave API propia del hotel, limitada a read:reservation, la prueba y sincroniza los datos mínimos de reservas y habitaciones. vFound no puede modificar una reserva, y su equipo puede seguir trabajando manualmente si la conexión se interrumpe.
• La estancia solo contiene lo que necesita recepción, como la referencia de reserva, el nombre del huésped, las fechas y la habitación. Las tarifas, los datos de tarjetas y pagos, los datos de fidelización, los documentos de identidad y las preferencias permanecen en su sistema de gestión hotelera.
• Las estancias son privadas para su equipo y se eliminan 13 meses después de su última fecha conocida, salvo que un objeto o paquete siga necesitándolas.

Varios hoteles, un solo acceso

Cada hotel o resort funciona como un establecimiento independiente, con su propia página para huéspedes, inventario y suscripción, para que el huésped busque en el lugar donde se alojó. Un único acceso de propietario permite cambiar de hotel. El centro de control del grupo, bajo el control del cliente, muestra la carga de trabajo agregada, el estado de las cuentas y las diferencias de políticas entre sus hoteles, con acceso global o regional para sus responsables. El acceso al grupo nunca da permisos de facturación ni para cerrar la cuenta de un hotel. Una cuenta de autoservicio admite hasta tres establecimientos; para más se requiere vFound Enterprise.

La experiencia de sus huéspedes

En vez de describir de memoria un objeto a una recepción ocupada, el huésped abre su página, busca «sunglasses» o «lunettes de soleil» y ve sus gafas. Cada cambio de estado y mensaje llega mediante un enlace privado, sin crear una cuenta ni descargar una aplicación. Las páginas para huéspedes, las de reclamación y los correos están disponibles en trece idiomas, según el navegador o la elección del huésped. La experiencia lleva el nombre, los colores y la foto de portada de su hotel, no los nuestros.

vFound Parcels

Entregas para huéspedes y personal custodiadas en recepción y entregadas con firma.

vFound Checkroom

Consigna de equipaje en conserjería, con ticket QR y hora límite de recogida.

vFound Equipment

Cargadores, adaptadores y paraguas prestados en recepción, con hora límite y registro de devolución.

vFound Visitors

Registro de entrada de contratistas, proveedores y candidatos a entrevistas en las oficinas del hotel.