Poststellensoftware für Büros: Jede Lieferung erfasst und übergeben.
vFound Parcels ist Poststellensoftware für Büros: Es liest das Etikett aus einem Foto und sendet dem Empfänger einen Abholcode per E-Mail. Die Übergabe wird erfasst, ob bei der Abholung oder bei der Zustellung am Arbeitsplatz.
Empfang und Poststelle nehmen Pakete für Hunderte Menschen entgegen. Jedes muss an den richtigen Arbeitsplatz gelangen, mit einem Nachweis darüber, wer es abgeholt hat.
Übersetzung aktualisiert:
Am Empfang annehmen, in einem benannten Regal lagern und die Abholung oder eine unterschriebene Übergabe auf der Zustellrunde erfassen. Verzeichnisanbindungen erfordern Enterprise.
Eine Lieferung, zwei Wege zum Empfänger
Der morgendliche Kurier kommt, während der Empfang Besucher anmeldet. Erfassen Sie das Paket einmal, bestätigen Sie den Empfänger und lagern Sie es so, dass die Nachmittagsschicht es findet. Wählen Sie dann zwischen Abholung und Zustellrunde.
Annehmen und prüfen
Scannen Sie den Strichcode oder fotografieren Sie das Etikett. Die KI kann Angaben vorschlagen; Ihr Team prüft vor dem Speichern den Empfänger. Ergänzen Sie das Regal und einen Handhabungshinweis, etwa „Zerbrechlich“ oder „Unterschrift erforderlich“.
Benachrichtigen und lagern
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit Abholcode. Seine private Seite bündelt wartende Pakete. So muss der Empfang nicht für jede Lieferung eine separate Nachricht verfassen.
Zustellen und dokumentieren
Fassen Sie wartende Pakete zu einer benannten Zustellrunde zusammen. Erfassen Sie an jedem Arbeitsplatz den Empfänger und dessen Unterschrift auf dem Handy. Erledigte Stopps sind als „Zugestellt“ markiert; offene Stopps bleiben auf der Runde.
Der Empfänger arbeitet zu Hause
Nur weil heute ein Paket ankommt, ist der Empfänger noch lange nicht im Büro. Er kann um Aufbewahrung bis zu einem bestimmten Datum bitten oder einen Kollegen mit einem separaten Abholcode berechtigen. Die Übergabe bleibt Aufgabe des Teams; ein Aufbewahrungswunsch ist keine Zustellbuchung.
Der erfasste Regalplatz hilft bei der nächsten Schichtübergabe. Ausgehende Pakete erfassen Sie separat und dokumentieren die Übergabe an den Kurier mit einer Unterschrift. vFound bucht keinen Kurier und kauft kein Porto.
Prüfen Sie die Anforderungen Ihrer Poststelle
| Annehmen, benachrichtigen und Abholung erfassen | Ja | Parcels umfasst Etikettfotos, E-Mails an Empfänger, Regalplätze und dokumentierte Übergaben. |
|---|---|---|
| Pakete zu den Arbeitsplätzen bringen | Ja | Zustellrunden erfassen Unterschriften an den einzelnen Stopps. Eine Fahrtroute wird nicht optimiert. |
| Mit einer Mitarbeitertabelle beginnen | Ja | Importieren Sie eine CSV-Datei in die Personenliste. Prüfen Sie Namen und E-Mail-Adressen, bevor Sie Paketbenachrichtigungen versenden. |
| Ein Mitarbeiterverzeichnis synchronisieren | Enterprise | Anbindungen an Microsoft Entra und OfficeRnD Flex erfordern Enterprise und eine von Ihnen autorisierte Verbindung zum jeweiligen Anbieter. |
| Intelligente Paketfächer öffnen oder Briefinhalte digitalisieren | Nein | vFound erfasst die von Ihrem Team bearbeiteten Pakete. Es steuert keine Paketfächer und scannt keine Briefinhalte. |
Die Personenliste aktuell halten
Ein CSV-Import ist ein praktischer Ausgangspunkt für Ihr Büroverzeichnis. Über eine eingerichtete öffentliche HTTPS-CSV-Datei kann die Personenliste stündlich aktualisiert werden. Prüfen Sie die Quelle vor der Veröffentlichung: Der Dienst muss die URL erreichen können.
Microsoft Entra und OfficeRnD Flex sind optionale Enterprise-Anbindungen und gehören nicht zum regulären Parcels-Testzeitraum. Sie erfordern kundeneigene Zugangsdaten und Berechtigungen beim Anbieter. Entra liest das Verzeichnis, OfficeRnD die Mitglieder, auf Wunsch nach Standort gefiltert. Keine der Verbindungen stellt Pakete zu oder prüft, ob jemand am Arbeitsplatz ist.
Verzeichnisanbindungen und ihre Einrichtungsvoraussetzungen (Englisch)
Die nächste Schicht vor der Umstellung durchspielen
Legen Sie im 14-tägigen Testzeitraum einige Beispielpersonen und Regale an. Erfassen Sie ein Paket zur Abholung und eines für eine Zustellrunde. Schließen Sie die Übergaben ab und lassen Sie einen Kollegen die Einträge finden. Prüfen Sie auch die Aufbewahrung bis zu einem Datum und die Abholung durch eine berechtigte Person. Eine gültige Karte ist erforderlich.
Paketbuch und Vorlagen für die Schichtübergabe nutzen (Englisch)
vFound Visitors
Kuriere melden sich als Besucher an; ihre Lieferungen werden im selben Schritt erfasst.
vFound Equipment
Laptops, Adapter und Schlüssel mit Rückgabeterminen ausgeben und Rückgaben dokumentieren.
vFound Lost & Found
In Besprechungsräumen vergessene Gegenstände anhand eines Fotos erfassen.
Häufig gestellte Fragen
Kann unser Empfang Pakete an Arbeitsplätze bringen, statt sie abholen zu lassen?+
Ja. Erstellen Sie aus wartenden Paketen eine Zustellrunde und erfassen Sie an jedem Stopp Empfänger und Unterschrift. Parcels unterstützt auch die Abholung am Empfang, sodass beide Abläufe nebeneinander möglich sind.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender abwesend ist oder einen Kollegen zur Abholung schickt?+
Der Empfänger kann um Aufbewahrung bis zu einem Datum bitten oder eine andere Person mit einem separaten Code zur Abholung berechtigen. Das Empfangsteam prüft und dokumentiert weiterhin die Übergabe. vFound organisiert keine Kurierzustellung nach Hause.
Ist die Verzeichnissynchronisierung mit Microsoft Entra im Parcels-Testzeitraum enthalten?+
Nein. Der reguläre Testzeitraum umfasst die Paketbearbeitung und eine per CSV befüllbare Personenliste. Anbindungen an Microsoft Entra und OfficeRnD Flex erfordern Enterprise, kundeneigene Zugangsdaten und die nötigen Anbieterberechtigungen.
Kann vFound auch ausgehende Büropakete verwalten?+
Ja. Ihr Team kann ausgehende Pakete erfassen und die unterschriebene Übergabe an einen Kurier dokumentieren. Kurierbuchung, Portokauf und Transportverfolgung gehören nicht zu diesem Ablauf.
Brauchen wir spezielle Geräte für die Poststelle?+
Nein. Der Empfang kann den Browser auf Handy, Tablet oder Computer nutzen. Handykameras sowie USB- oder Bluetooth-Strichcodescanner werden unterstützt, die automatische Steuerung von Paketfächern dagegen nicht.
Erproben Sie die Übergaben, die Ihr Empfang täglich erledigt.
Testen Sie 14 Tage kostenlos. Eine gültige Karte ist erforderlich. Kündigen Sie vor Tag 14, um die Abbuchung des Jahresbetrags zu vermeiden.
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