Besucherverwaltung für Schulen: Wissen, welche Besucher und Dienstleister heute da sind.
vFound Visitors ist Besucherverwaltung für Schulen und Hochschulgelände: Besucher melden sich am eigenen Handy oder einem Tablet im Eingangsbereich an. Die besuchte Person erhält eine E-Mail. vFound ersetzt das Besucherbuch aus Papier, und das Sekretariat weiß jederzeit, wer vor Ort ist.
Im Sekretariat melden sich den ganzen Tag Eltern, Dienstleister, Referenten und Bewerber an, oft während gleichzeitig das Telefon klingelt.
Übersetzung aktualisiert:
Eltern und Dienstleister melden sich am eigenen Handy nach den jeweils geltenden Regeln an. Das Sekretariat sieht, wer vor Ort ist. vFound führt keine Hintergrundprüfungen durch und verwaltet keine Schülerakten.
Ein Elternteil im Sekretariat, das Handy in der Hand
Das Sekretariat meldet Eltern, Dienstleister, Referenten und Bewerber an, oft während es telefoniert. Ziel ist, dass Besucher ihre Angaben selbst eingeben und das Sekretariat das Ergebnis sieht.
Ankommen
Schild scannen
Ein QR-Schild am Eingang öffnet das Anmeldeformular auf dem eigenen Handy. Das Sekretariat kann auch ein vorhandenes Tablet koppeln. Es muss keine App installiert werden.
Auswählen
Besuchertyp wählen
Für Eltern, Dienstleister, Referenten und Bewerbungsgespräche gelten jeweils eigene Fragen, Bedingungen und Ausweisfarben. Verlangt der Besuchertyp ein Foto, kann der Besucher eines ergänzen.
Zustimmen
Schulregeln akzeptieren
Vor der Anmeldung stimmt der Besucher Ihren Besuchsbedingungen zu. Der bestätigte Text wird beim Besuch gespeichert.
Informieren
Der Gastgeber erfährt von der Ankunft
Der Mitarbeitende erhält eine E-Mail, wenn der eingegebene vollständige Name genau einer Person in Ihrer Liste entspricht. Andernfalls bestätigt das Sekretariat zuerst, wer informiert werden soll.
Unterschiedliche Besucher, unterschiedliche Regeln
Ein Elternteil, der ein Formular abholt, sollte nicht dieselben Fragen beantworten wie ein Techniker, der die Heizung repariert. Für einen Besuchertyp kann vor dem Einlass eine Freigabe durch das Sekretariat erforderlich sein. Auch alle Besucher ohne Einladung können zunächst auf Freigabe warten müssen.
Der abgebildete Besuchertyp „Dienstleister“ verlangt Freigabe, privates Foto und die Sichtprüfung eines Lichtbildausweises durch Mitarbeitende. Diese Vorgaben werden je Besuchertyp aktiviert. vFound erfasst, wer wann geprüft hat. Es speichert weder Ausweisbilder noch Ausweisnummern, führt weder Gesichtserkennung noch Abgleiche mit Beobachtungslisten durch und nimmt keine Hintergrundprüfungen vor.
Am Ende des Schultags
Nach Tagesende noch angemeldete Personen werden automatisch abgemeldet, sobald sie zwölf Stunden angemeldet waren. So startet die Liste am nächsten Tag korrekt. Sie bestimmen die Aufbewahrungsdauer abgeschlossener Besuche zwischen 7 und 365 Tagen, für die Schule oder je Besuchertyp.
Wenn der Alarm ertönt
Die aktuelle Anwesenheitskontrolle basiert auf Ihren Besucheranmeldungen und funktioniert auf jedem Handy mit Verbindung. Die zuständigen Mitarbeitenden öffnen sie. Mehrere Personen können gleichzeitig Besucher als sicher oder vermisst markieren und mit einem Bericht abschließen.
Was sie abdeckt
- Alle angemeldeten Besucher und Dienstleister.
- Optional erwartete, noch nicht eingetroffene Besucher.
- Einen abschließenden Bericht zur Aufbewahrung.
Was sie nicht abdeckt
- Schüler oder Mitarbeitende, denn vFound Visitors erfasst Besucher, keine allgemeine Anwesenheit.
- Ob jemand das Gebäude tatsächlich verlassen hat.
- Alarmanlagen oder eine Verbindung zur Brandmeldezentrale.
Software zur Anwesenheitskontrolle von Besuchern im Brandfall (Englisch) erläutert die Anwesenheitskontrolle genauer.
Passt vFound zu Ihrer Schule?
| Besucher ohne Kiosk anmelden | Ja | Über das QR-Schild am eigenen Handy. Ein Tablet ist optional; jedes vorhandene Tablet lässt sich im Browser koppeln. |
|---|---|---|
| Dienstleister warten auf Freigabe | Ja | Aktivieren Sie dies für den Besuchertyp „Dienstleister“. Ohne Freigabe lässt sich der Besucher nicht anmelden. |
| Gedruckte Besucherausweise | Ja | Auf Brother-, DYMO- oder 4 × 3-Zoll-Etiketten. |
| Privates Foto und Sichtprüfung eines Lichtbildausweises | Optional | Je Besuchertyp einstellbar. Es gibt keine automatische Dokumentenprüfung. |
| Hintergrund- oder Kinderschutzprüfungen | Nein | vFound führt diese nicht durch. Behalten Sie dafür Ihre eigenen Verfahren bei. |
| Berechtigung zur Abholung von Schülern | Nein | vFound Visitors ist kein System zur Schülerabholung oder Schülerverwaltung. |
| Anwesenheitsregister für Schüler oder Mitarbeitende | Nein | Die Anwesenheitskontrolle listet nur angemeldete Besucher auf. |
Einen Schulmorgen im Testzeitraum durchspielen
Drucken Sie im 14-tägigen Testzeitraum das QR-Schild aus. Melden Sie sich auf Ihrem Handy als Elternteil und als Dienstleister an und geben Sie den Dienstleister frei. Starten Sie anschließend eine Anwesenheitskontrolle und schließen Sie sie ab, um den Bericht zu sehen. Eine gültige Karte ist erforderlich.
vFound Lost & Found
In der Schule gefundene Pullover, Flaschen und Handys anhand eines Fotos erfassen.
vFound Equipment
Laptops, Kameras und Taschenrechner an der Ausgabe ausgeben.
vFound Parcels
Lieferungen für Mitarbeitende anhand des Etiketts erfassen und gegen Unterschrift übergeben.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet vFound Visitors für eine Schule?+
67 US$/Monat pro Standort, jährlich abgerechnet mit 804 US$, nach einem 14-tägigen kostenlosen Testzeitraum mit gültiger Karte. Eltern, Dienstleister, andere Besucher, Gastgeber und Teamzugänge sind unbegrenzt.
Müssen wir einen Kiosk kaufen?+
Nein. Besucher melden sich über das QR-Schild am Eingang auf dem eigenen Handy an. Alternativ koppelt das Sekretariat ein vorhandenes Tablet als Kiosk im Browser.
Prüft vFound Identität oder Hintergrund von Besuchern?+
Es gibt keinen automatischen Ausweisscan oder Abgleich mit Beobachtungslisten. Ein Besuchertyp kann optional ein privates Foto verlangen. Mitarbeitende können die Sichtprüfung eines Lichtbildausweises dokumentieren. vFound speichert weder Ausweisbilder noch Ausweisnummern und führt keine Gesichtserkennung durch.
Sieht das Team bei einer Brandschutzübung, wer vor Ort ist?+
Ja. Die aktuelle Anwesenheitskontrolle zeigt alle angemeldeten Personen. Mehrere Mitarbeitende können auf ihren Handys gleichzeitig Personen als sicher markieren und abschließend einen Bericht erstellen.
Können Eltern ohne Einladung ankommen und sich anmelden?+
Ja. Eine Selbstanmeldung über das QR-Schild gilt nur für den jeweiligen Tag. Der Standort kann die Selbstanmeldung ausschalten. Das Sekretariat kann zudem alle Besucher ohne Einladung auf Freigabe warten lassen.
Prüft vFound, wer einen Schüler abholen darf?+
Nein. Es erfasst angemeldete Besucher. Abholberechtigungen für Schüler bleiben in Ihren eigenen Unterlagen.
Können Dienstleister andere Fragen als Eltern erhalten?+
Ja. Jeder Besuchertyp hat eigene Fragen, Bedingungen und Ausweisfarben. So können Sie Dienstleister nach einer Auftragsnummer fragen und Ihre Standortregeln bestätigen lassen.
Wissen, wer gerade vor Ort ist.
Testen Sie 14 Tage kostenlos. Eine gültige Karte ist erforderlich. Kündigen Sie vor Tag 14, um die Abbuchung des Jahresbetrags zu vermeiden.
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