Fundbürosoftware für Hochschulen: Zehn Gebäude, eine Anlaufstelle für Studierende.
Fundbürosoftware für Hochschulen ersetzt die Schubladen an den Gebäudepforten durch einen gemeinsamen Fotokatalog. Studierende durchsuchen ihn per Handy, bevor sie drei Hörsäle und eine Busstrecke noch einmal ablaufen.
Mit vFound macht die Person, die etwas findet, ein Foto und ergänzt den Fundort. vFound AI erstellt den übrigen Eintrag. Studierende durchsuchen eine gemeinsame Campusseite in sieben Sprachen oder per Foto ihres verlorenen Gegenstands. vFound AI schlägt mögliche Treffer vor. Mitarbeitende der Hochschule prüfen die Rückgabeanfrage, geben den Gegenstand heraus und dokumentieren die Übergabe.
Übersetzung aktualisiert:
Das Campusproblem: viele Anlaufstellen, kein gemeinsames System
An den meisten Hochschulen verteilen sich Fundsachen auf Bibliothek, Sportzentrum, Sicherheitsdienst und ein Dutzend Fachbereichsbüros. Wer ein Laptopladegerät verloren hat, muss das richtige Gebäude erraten und während der Öffnungszeiten an jeder Stelle nachfragen. Viele geben auf; die Schubladen füllen sich mit nicht abgeholten Gegenständen.
Alles zentral zu lagern ist schwierig, denn gefunden wird überall. Die Einträge zusammenzuführen ist einfacher: ein durchsuchbarer Fotokatalog, in dem bei jedem Gegenstand steht, welche Stelle ihn aufbewahrt.
So arbeitet ein Campus mit vFound
Mitarbeitende an jeder Ausgabestelle fotografieren und erfassen Fundsachen im gemeinsamen Arbeitsbereich, mit Fundgebäude und Lagerplatz. vFound AI ergänzt den übrigen Eintrag anhand des Fotos. Studierende durchsuchen eine Seite für den gesamten Campus.
- Der Katalog ist rund um die Uhr per Handy zugänglich. Für Suche und Rückgabeanfrage ist kein Studierendenkonto nötig.
- Rückgabeanfragen erfassen private Angaben zur Identifizierung. So gehen Laptop oder Studierendenausweis an den Eigentümer statt an die Person, die zuerst anruft.
- Bei jedem Gegenstand steht, welche Stelle ihn aufbewahrt. So wird die Abholung zu einem Weg und nicht zu einer Schnitzeljagd.
- Aufbewahrungsfristen und Räumungen am Semesterende richten sich nach konkreten Daten und werden nachvollziehbar dokumentiert, statt im Frühjahr überraschend anzustehen.
vFound AI an jeder Anlaufstelle, von der Bibliothek bis zum Wohnheim
Auf dem Campus erfassen viele verschiedene Personen Fundsachen: Bibliotheksteam, Sicherheitsdienst und studentische Hilfskräfte in ihrer ersten Woche. vFound AI erstellt einheitliche Einträge, unabhängig davon, wer das Foto macht, und bietet Studierenden mehrere Wege zum Wiederfinden.
- Jede Anlaufstelle kann ein Foto machen. vFound AI schlägt Bezeichnung, Kategorie, Farbe, eine erkennbare Marke und eine Beschreibung zur Prüfung und zum Speichern vor.
- Mitarbeitende jeder Anlaufstelle können täglich bis zu 100 Fotos an die private E-Mail-Adresse Ihres Standorts senden oder weiterleiten. Jedes Foto wartet im Bestand; beim Öffnen ergänzt vFound AI die Angaben. Akzeptiert werden nur Adressen Ihres eigenen Teams.
- Studierende suchen mit einem Foto ihres verlorenen Gegenstands oder eines ähnlichen Ladegeräts oder einer ähnlichen Trinkflasche. Das Foto wird nur für diese Suche verwendet und nicht gespeichert.
- Wer einen Verlust meldet, sieht mögliche Treffer nach Relevanz mit jeweils einer kurzen Begründung. Ein Suchauftrag informiert 90 Tage lang per E-Mail, sobald ein passender Fund erfasst wird.
- Scheint derselbe Laptop an zwei Stellen erfasst worden zu sein, weist vFound AI auf eine mögliche Dublette hin. Ihr Team behält den früheren Eintrag oder verwirft den Hinweis.
- Die KI vergleicht Antworten und Nachweisfotos der Studierenden mit Ihrem privaten Eintrag und weist auf aus dem öffentlichen Eintrag übernommene Antworten hin. Die KI schlägt vor. Ihr Team entscheidet.
Nachvollziehbarkeit auch bei wechselndem Personal
Studentische Hilfskräfte wechseln jedes Semester. In vFound hat jedes Teammitglied einen eigenen Zugang und eine Rolle: Inhaber, Manager, Mitarbeitender oder Betrachter. Bei jeder Erfassung, Entscheidung und Rückgabe ist nachvollziehbar, wer sie vorgenommen hat. Endet der Einsatz, wird der Zugriff pausiert. Der Verlauf bleibt beim Standort.
Erkennt die automatische Fotoerfassung einen Studierendenausweis, eine Bankkarte oder einen eingeschalteten Bildschirm, setzt der Datenschutzmechanismus von vFound AI das Foto auf „Nur für Mitarbeitende“. Der Gegenstand bleibt über seine Beschreibung auffindbar. Neue Rückgabeanfragen und Verlustmeldungen lassen sich auch in Slack, Microsoft Teams oder Google Chat melden. Die Campus-IT kann eigene Systeme über die REST API mit beschränkten Schlüsseln und signierten Webhooks anbinden.
Eine gemeinsame Anfragenliste für alle Stellen auf dem Campus
Die Liste der Rückgabeanfragen dient als Arbeitsliste: mit Reitern für alle Anfragen, für auf Ihre Bearbeitung wartende, laufende und abgeschlossene Anfragen. Abholbereite Anfragen sind entsprechend markiert, abgeschlossene als „Zurückgegeben“. Jeder Eintrag zeigt, welche Stelle den Gegenstand aufbewahrt. So genügt ein Weg zur Abholung.
Studierende suchen und senden Rückgabeanfragen von jedem Handy aus, ohne Studierendenkonto. Die Anfrage enthält private Angaben zur Identifizierung, damit Laptop oder Ausweis an den Eigentümer gehen. Studierende können innerhalb Ihrer Öffnungszeiten einen Abholtermin buchen und erhalten einen Kalenderlink sowie eine Erinnerung.
Passt vFound zu Ihrem Campus?
| Studierendenkonto für Suche oder Rückgabeanfrage | Nicht erforderlich | Der Katalog ist von jedem Handy aus zugänglich. |
|---|---|---|
| Viele Anlaufstellen, ein gemeinsamer Eintrag | Ja | Jeder Eintrag zeigt die zuständige Aufbewahrungsstelle. Ein Konto zur eigenständigen Nutzung umfasst bis zu drei Standorte; weitere gehören zu vFound Enterprise. |
| Single Sign-on für Mitarbeitende | Enterprise | Single Sign-on mit Ihrem eigenen Identitätsanbieter gehört zu vFound Enterprise. |
| Identität von Studierenden automatisch prüfen | Nein | Ihr Team vergleicht die privaten Angaben und entscheidet. vFound AI macht Vorschläge und identifiziert niemals Personen anhand von Bildern. |
| Anbindung an Ihr Studierendenverwaltungssystem | Nein | vFound bietet keine direkte Anbindung an ein Studierendenverwaltungssystem. |
| Räumungen am Semesterende | Ja | Gegenstände mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist werden in dokumentierten Sammelvorgängen gespendet oder entsorgt, jeweils mit Bescheinigung. |
Im Testzeitraum an zwei Anlaufstellen erproben
Erfassen Sie im 14-tägigen Testzeitraum einen Gegenstand an einer Anlaufstelle. Melden Sie ihn auf Ihrem eigenen Handy aus Studierendensicht als verloren, nehmen Sie die Rückgabeanfrage an und buchen Sie einen Abholtermin. Eine gültige Karte ist erforderlich.
vFound Parcels
Lieferungen für Poststelle und Wohnheime anhand des Etiketts erfassen und gegen Unterschrift übergeben.
vFound Equipment
Laptops, Ladegeräte und Kameras in Bibliothek oder IT-Servicedesk ausgeben.
vFound Visitors
Gastredner, Dienstleister und Eltern anmelden und ihre Gastgeber sofort informieren.
Häufig gestellte Fragen
Können mehrere Gebäude ein gemeinsames Fundbüro nutzen?+
Ja, das ist die empfohlene Einrichtung. Alle Stellen nutzen denselben Arbeitsbereich. Jeder Eintrag enthält Fundort und Aufbewahrungsstelle, und Studierende durchsuchen eine gemeinsame Campusseite. Die Stellen können außerdem täglich bis zu 100 Fotos von Fundsachen an die private Adresse des Standorts senden. Die Fotos warten dann im Bestand.
Brauchen Studierende für Suche oder Rückgabeanfrage ein Konto?+
Nein. Der Katalog ist auf der Seite im Markenauftritt Ihrer Hochschule öffentlich zugänglich. Eine Rückgabeanfrage erfordert lediglich Kontaktdaten und eine private Beschreibung als Eigentumsnachweis. Statusmeldungen kommen per E-Mail über einen privaten Link. Es muss keine App installiert werden. Gästeseiten und E-Mails sind in dreizehn Sprachen verfügbar.
Wie gehen wir mit Studierendenausweisen und sensiblen Dokumenten um?+
Halten Sie das Foto privat und nutzen Sie die Beschreibung. Erkennt die automatische Fotoerfassung einen Ausweis, eine Bankkarte oder einen eingeschalteten Bildschirm, setzt der Datenschutzmechanismus von vFound AI das Foto auf „Nur für Mitarbeitende“. Der Gegenstand bleibt auffindbar, etwa als „Studierendenausweis in der Bibliothek gefunden“. Name und Nummer bleiben in der internen Ansicht und dienen als Prüffrage.
Was geschieht am Semesterende?+
Aus der Räumung wird ein geprüfter, dokumentierter Ablauf statt einer undokumentierten Entsorgung. Für Gegenstände gelten Aufbewahrungsfristen. Bald ablaufende Einträge erscheinen rechtzeitig im Arbeitsbereich. Spende, Entsorgung oder weitere Aufbewahrung werden für jeden Gegenstand erfasst. Sammelaktionen bearbeiten ein ganzes Regal auf einmal. Nummerierte Spenden- und Entsorgungsvorgänge erhalten eine Bescheinigung.
Funktioniert das auch an Colleges und auf Schulgeländen?+
Ja. Colleges und Community Colleges haben dieselbe Grundsituation wie Universitäten: viele Gebäude und wechselndes Personal. vFound wird pro Standort berechnet. Jeder Standort erhält eine eigene Seite im eigenen Markenauftritt. Separat abonnierte Standorte lassen sich in Ihrer zentralen Gruppenübersicht verwalten, einschließlich zusammengefasster Arbeitslast, Richtlinienvergleich und regionaler Zugriffsrechte. Für Grund- und weiterführende Schulen behandelt der unten verlinkte Ratgeber die Abläufe mit Klassen und Eltern. Ein Konto zur eigenständigen Nutzung umfasst bis zu drei Standorte; weitere gehören zu vFound Enterprise.
Können Studierende per Foto statt per Beschreibung suchen?+
Ja. Mit einem Foto des verlorenen oder eines ähnlichen Gegenstands zeigt vFound AI mögliche Treffer aus Ihrem Campuskatalog. Das Foto wird nur für diese Suche verwendet und nicht gespeichert. Bei automatisch per Foto erfassten Gegenständen können Studierende zudem in sieben Sprachen suchen, da vFound AI in jeder davon Suchbegriffe erstellt.
Entscheidet vFound AI, wer einen Laptop zurückbekommt?+
Nein. vFound AI vergleicht Antworten und Nachweisfotos einer Rückgabeanfrage mit Ihrem privaten Eintrag und gibt Mitarbeitenden einen Vorschlag, Warnsignale und eine mögliche nächste Frage. Die KI ändert niemals selbstständig Anfragen oder Gegenstände und identifiziert keine Personen anhand von Bildern. Ein Mensch an Ihrer Hochschule entscheidet über jede Anfrage und jede Rückgabe.
Brauchen Studierende für eine Rückgabeanfrage ein Konto?+
Nein. Studierende suchen und senden Rückgabeanfragen von jedem Handy aus, ohne Konto. Das Team vergleicht die privaten Angaben der Anfrage, bevor etwas herausgegeben wird.
Ein Campus. Ein Katalog. Weniger volle Schubladen.
Laden Sie jede Anlaufstelle ein, lassen Sie vFound AI die Einträge erstellen und Studierende per Foto oder in sieben Sprachen suchen. Testen Sie 14 Tage kostenlos mit gültiger Karte. Kündigen Sie vor Tag 14, um die Abbuchung des Jahresbetrags zu vermeiden.
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