Besucherverwaltung für Büros: Gäste melden sich am Handy an, Gastgeber wissen sofort Bescheid.

Gäste melden sich am Handy an, Gastgeber antworten auf ihrem eigenen Gerät, und der Empfang sieht, wo zuerst eine Entscheidung nötig ist. Die Mitgliedersynchronisierung mit OfficeRnD Flex und Microsoft Entra erfordert Enterprise.

Ein Gast kommt, während der Gastgeber in einer Besprechung sitzt

Um zehn steht ein Kunde in der Lobby. Das besuchte Mitglied sitzt in einer Besprechung, und am Empfang weiß niemand, wer wen erwartet. Für genau solche alltäglichen Situationen ist vFound Visitors gedacht.

Vorher

Ein Mitglied lädt den Gast ein

Mitglieder auf Ihrer Personenliste laden Gäste über ihre private My vFound-Seite ein, ohne Teamkonto. Sie wählen Besuchertyp und Tag. Der Gast erhält einen QR-Pass per E-Mail.

Am Eingang

Der Gast meldet sich an

Der Gast scannt Ihr QR-Schild oder zeigt den Pass. Der Gastgeber wird informiert, wenn der eingegebene vollständige Name genau einer Person in Ihrer Liste entspricht. Andernfalls bestätigt der Empfang zuerst den Gastgeber.

Antwort

Der Gastgeber antwortet per Handy

Das Mitglied erhält eine E-Mail und kann „Bin unterwegs“, „Bitte 5 Minuten warten“ oder „Nicht mein Besucher“ antworten. Die Antwort erscheint am Empfang. Der Gästepass zeigt „Bin unterwegs“ oder „Bitte warten“; statt „Nicht mein Besucher“ erscheint ein neutraler Hinweis.

Was der Empfang zuerst sieht

Oben stehen Fälle, die einen Menschen brauchen: Besucher, die auf Freigabe warten, und bereits angemeldete Besucher mit noch nicht bestätigtem Gastgeber. Alle anderen stehen unter „Aktuell anwesend“. Weitere Reiter zeigen „Erwartet“ und „Erledigt“.

Für einen Besuchertyp kann eine Freigabe durch den Empfang erforderlich sein. Auch alle Besucher ohne Einladung können zunächst warten müssen. Nach Tagesende noch angemeldete Besucher werden automatisch abgemeldet, sobald sie zwölf Stunden angemeldet waren.

Mitglieder laden ihre Gäste selbst ein

Das Formular auf der Mitgliedsseite fragt nach Name und E-Mail-Adresse des Gastes, gegebenenfalls dem Unternehmen, Besuchertyp, Ankunftszeit und einem optionalen letzten Besuchstag. Der Besuch kann für einen Tag, jeden Tag im Zeitraum oder die Werktage im Zeitraum geplant werden. Das Mitglied öffnet das Formular über einen privaten Link. Der Empfang muss daher nicht jede Einladung selbst eingeben.

Für Coworking-Standorte: eine Personenliste, mehrere Standorte

Nehmen Sie Mitglieder in die gemeinsame Personenliste auf, damit Gäste ihren Gastgeber angeben können. Jeder Standort hat sein eigenes QR-Schild, eigene Besuchertypen und eine eigene Anwesenheitskontrolle. Mit einem Inhaberzugang wechseln Sie zwischen ihnen. Ein Konto zur eigenständigen Nutzung umfasst bis zu drei Standorte.

Im 14-tägigen Testzeitraum

• Mitglieder per CSV-Datei importieren.
• Eine öffentliche HTTPS-CSV-Datei pflegen, die stündlich eingelesen wird.
• Mitglieder laden ihre Gäste selbst ein und antworten bei deren Ankunft.
• Kuriere melden sich als Lieferbesucher an und erscheinen in vFound Parcels, wenn Ihr Standort beide Produkte nutzt.

Bestandteil von vFound Enterprise

• Eine Synchronisierung mit OfficeRnD Flex als Bestandteil von vFound Enterprise liest ausschließlich Mitglieds-ID, Name, E-Mail-Adresse und Aktivstatus, auf Wunsch nach Standort gefiltert. Ihr Team erstellt die Anwendung mit flex.community.members.read.
• Eine kundeneigene Microsoft Entra-Anwendung mit administrativ genehmigter Berechtigung User.Read.All.
• Keine der Verbindungen erstellt Teamkonten oder Rollen. Die OfficeRnD-Verbindung ist ein von Ihnen kontrollierter Lesezugriff, kein Marktplatzeintrag und keine Partnerzertifizierung.

Passt vFound zu Ihrem Empfang?

Einen Montagmorgen am Empfang durchspielen

Legen Sie im 14-tägigen Testzeitraum drei Mitglieder an. Laden Sie über eine Mitgliedsseite einen Gast ein, melden Sie ihn über das QR-Schild an und antworten Sie auf der Mitgliedsseite „Bin unterwegs“. Verfolgen Sie die Antwort am Empfang und auf dem Gästepass. Lassen Sie anschließend einen unangemeldeten Besucher auf Freigabe warten und prüfen Sie seinen Platz oben in der Liste. Eine gültige Karte ist erforderlich.

So arbeitet der Empfang mit vFound

Laden Sie Gäste vorab per E-Mail mit QR-Pass ein, teilen Sie einen Registrierungslink oder koppeln Sie ein beliebiges Tablet in der Lobby mit einem zehn Minuten gültigen Code. Es gibt weder Besucher-App noch Besucherkonto.

• Besuchertypen für Bewerbungsgespräche, Dienstleister, Lieferungen und eigene Zwecke haben jeweils eigene Fragen, Bedingungen, Ausweisfarben, Freigaben und Aufbewahrungsfristen.
• Der Gastgeber erhält eine E-Mail und kann über einen privaten Link ohne Konto antworten, dass er unterwegs ist.
• Mehrtagespässe gelten einmal pro gültigem Tag, etwa für Dienstleister mit längerem Einsatz.
• Besucherausweise lassen sich in drei Größen drucken. Nach Tagesende noch angemeldete Personen werden automatisch abgemeldet.

Sicherheit, ohne mehr Daten als nötig zu erfassen

Eine aktuelle Anwesenheitskontrolle zeigt auf jedem Handy alle angemeldeten Besucher. Mehrere Evakuierungshelfer können Personen gleichzeitig als sicher markieren; am Ende steht ein Bericht. Je Besuchertyp können Sie optional ein privates Besucherfoto oder eine durch Mitarbeitende dokumentierte Sichtprüfung eines Lichtbildausweises verlangen. vFound speichert weder Ausweisbilder noch Ausweisnummern und führt weder Gesichtserkennung noch Abgleiche mit Beobachtungslisten durch.

vFound Parcels

Lieferungen für Mitglieder anhand des Etiketts erfassen und gegen Unterschrift übergeben.

vFound Lost & Found

In Besprechungsräumen vergessene Ladegeräte und Schlüssel anhand eines Fotos erfassen.

vFound Equipment

Adapter, Headsets und Kameras am Empfang ausgeben.