Poststellensoftware für Hochschulen: Hunderte Pakete täglich, jedes quittiert.
vFound Parcels ist Poststellensoftware für Hochschulen: Beim Scannen bleibt die Kamera geöffnet. vFound AI liest Name und Zimmer, findet die Person in Ihrer Liste und sendet ihr einen Abholcode per E-Mail. Am Schalter findet Ihr Team das Paket im Regal und erfasst eine Unterschrift.
Eine Hochschulpoststelle nimmt in der ersten Semesterwoche mehr Pakete an als viele Büros im ganzen Monat: für Studierende, die umziehen, am Wochenende nach Hause fahren und selten auf ein schwarzes Brett schauen.
Übersetzung aktualisiert:
Pakete in nach Wohnheimen benannten Regalen erfassen, Abholcodes per E-Mail senden, Pakete in den Ferien zurückhalten und auf Zustellrunden gegen Unterschrift übergeben. Keine SMS und keine direkte Anbindung an die Studierendenverwaltung.
Die Herausforderung der Poststelle: Menge, Personalwechsel und Umzüge
Jeden September ändert sich die Bewohnerliste. Pakete treffen für Studierende ein, die noch keinen Schlüssel haben, und mittags wächst die Schlange am Schalter. Ein Papierbuch zeigt Studierenden nicht, was auf sie wartet. Eine Tabelle zeigt dem Team nicht, in welchem Regal es liegt.
Einzugswoche in der zentralen Poststelle
Die erste Semesterwoche ist ein anderer Betrieb als der Rest des Jahres. Pakete treffen schneller ein, als das Team sie einlagern kann, für Studierende, die ihre Schlüssel noch nicht abgeholt haben.
Kamera geöffnet lassen
Ihr Team scannt ein Etikett nach dem anderen, ohne die Ansicht zu verlassen. Beim Speichern wird jedem Paket ein Regal zugewiesen. Ist in der Liste eine E-Mail-Adresse vorhanden, erhält die Person sofort eine Nachricht.
Nach Wohnheim einlagern
Benennen Sie Regale nach Wohnheim oder Fachbereich. Die Belegungsanzeige zeigt, wie voll sie sind. Etiketten lassen sich auf Thermopapier oder A4 drucken.
Zum Wohnheim bringen
Fassen Sie wartende Pakete zu einer benannten Zustellrunde zusammen. Jeder Stopp steht für ein Paket; an der Tür wird auf dem Handy unterschrieben. Offene Stopps bleiben auf der Runde.
Ein Student fährt über die Winterferien nach Hause
Auf der eigenen privaten Seite können Studierende ein Aufbewahrungsdatum bis zu ein Jahr im Voraus setzen. Wartende Pakete werden bis dahin zurückgehalten; bis zu diesem Datum neu eintreffende Pakete ebenfalls.
Zurückgehaltene Pakete erhalten keine automatischen Erinnerungen, erscheinen nicht auf der Liste zur Rücksendung an den Absender und lösen keine Warnung für nicht abgeholte Pakete aus. Ihr Team kann weiterhin manuell erinnern. Wer früher zurückkommt, kann das Paket am Schalter abholen. Sammelrücksendungen schließen zurückgehaltene Pakete aus, damit sie nicht versehentlich mit einem Tippen zurückgeschickt werden.
So arbeitet eine Hochschulpoststelle mit vFound
Ihr Team erfasst jede Lieferung anhand des Etiketts, und der Empfänger wird sofort informiert. Der gesamte Verlauf bleibt für spätere Rückfragen durchsuchbar.
- Der Strichcode übernimmt die Sendungsnummer und erkennt Formate von UPS, FedEx, USPS, DHL, Amazon sowie internationalen Postdiensten. vFound AI liest Empfänger und Zimmer vom Etikett.
- Die E-Mail öffnet für jeden Studierenden eine private Browserseite. Ein QR-Code gilt für alle wartenden Pakete. Keine App und kein Konto nötig.
- Studierende können ihre Ankunft am Schalter melden, Erinnerungen verschieben, bei Abwesenheit ein Aufbewahrungsdatum setzen oder einem Freund einen separaten Abholcode geben.
- Verderbliche, zerbrechliche, übergroße, unterschriftspflichtige und hochwertige Pakete werden gekennzeichnet. Verderbliche Sendungen stehen oben.
- Automatische Erinnerungen gehen alle paar Tage hinaus, höchstens drei Mal. Ihr Team kann auch manuell erinnern. Nach Ablauf der Abholfrist erscheinen Pakete auf einer Liste zur Rücksendung an den Absender.
Ein Student zieht nach Eingang eines Pakets in ein anderes Zimmer
In den ersten Wochen wechseln viele das Zimmer. Jeder Paketeintrag behält das bei der Erfassung angegebene Zimmer; die Personenliste zeigt den aktuellen Wohnort. Eine Zimmeränderung überschreibt niemals das Zimmer eines bereits eingetroffenen Pakets. So sieht Ihr Team beides und findet die Person über den Namen.
Zwei Studierende, ein Zimmer
Zimmer werden häufig geteilt, Pakete kommen aber auf einen Namen an. Öffnet Ihr Team ein Paket zur Übergabe, erscheinen daneben weitere wartende Pakete für dasselbe Zimmer, auch solche mit manuell eingegebenem Namen ohne verknüpfte Person. Das Team wählt aus, welche abgeholt werden.
Eine Übergabe erfasst einen Namen und eine Uhrzeit für alle ausgewählten Pakete, samt Unterschrift, falls der Standort sie verlangt. Eine Abholbestätigung geht an jede verknüpfte Person, die noch aktiv in der Liste steht und eine gültige E-Mail-Adresse hat, sofern der Standort Bestätigungen nicht ausgeschaltet hat. Wer nicht selbst kommen kann, gibt auf der privaten Seite einer anderen Person einen separaten Einmalcode. Wer tatsächlich erscheint, prüft weiterhin das Team am Schalter.
Studentische Hilfskräfte mit kurzen Schichten
An einer Wohnheimrezeption wechselt das Personal alle paar Stunden. Geben Sie jeder Hilfskraft einen eigenen Teamzugang. So trägt jede Erfassung und Übergabe Namen und Uhrzeit. Die nächste Schicht sucht nach Name, Zimmer, Code oder Sendungsnummer und sieht das Regal.
Mitarbeitende können Pakete erfassen und übergeben, sehen aber nur eine maskierte E-Mail-Adresse. Inhaber und Manager sehen die vollständige Personenliste.
Eine aktuelle Studierendenliste
Importieren Sie Bewohner per CSV-Datei. Die Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Zimmer und ID werden anhand ihrer Überschrift erkannt. Alternativ verbinden Sie einen CSV-Link aus Ihrer Studierendenverwaltung; vFound aktualisiert die Liste stündlich. Bereits vorhandene Personen mit derselben E-Mail-Adresse werden aktualisiert statt doppelt angelegt.
Die Auslastung schon im laufenden Betrieb erkennen
Der Parcels-Bericht zeigt täglich erfasste Pakete und die Wartezeit noch nicht abgeholter Sendungen in Tagen. Er nennt außerdem die mediane Zeit von Erfassung bis Benachrichtigung und von Benachrichtigung bis Abholung. Angaben zu Versanddienstleistern und den meistgenutzten Regalen helfen der Leitung bei der Entscheidung, wo eine zusätzliche Person am Schalter gebraucht wird.
Über den Schalter hinaus
Fachbereiche und Wohnheime lassen sich auf Zustellrunden bedienen; unterschrieben wird an der Tür auf dem Handy. Ausgehende Pakete werden samt Kurierübergabe erfasst. Auswertungen zeigen Mengen nach Tag und Stunde, den Versanddienstleistermix, Abholzeiten und die meistgenutzten Regale für Ihre Personalplanung zum Semesterstart.
Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Campus
| Viele Wohnheime und Fachbereiche | Ja | Benennen Sie Regale im gemeinsamen Arbeitsbereich nach Lagerort oder führen Sie jedes Gebäude als eigenen Standort unter einem Zugang. |
|---|---|---|
| Zustellung an Wohnheime und Fachbereiche | Ja | Zustellrunden erfassen an jedem Stopp eine Unterschrift. Eine Fahrtroute planen sie nicht. |
| Pakete bei Abwesenheit zurückhalten | Ja | Studierende setzen das Datum auf ihrer privaten Seite bis zu ein Jahr im Voraus. Zurückgehaltene Pakete erhalten keine automatischen Erinnerungen; manuelle Erinnerungen bleiben möglich. |
| Studentische Hilfskräfte mit kurzen Schichten | Ja | Jede Hilfskraft kann einen eigenen Teamzugang haben. Mitarbeitende sehen eine maskierte E-Mail-Adresse; nur Inhaber und Manager sehen die vollständige Personenliste. |
| Studierendenliste aus CSV oder Studierendenverwaltung | Teilweise | Importieren Sie eine CSV-Datei, aktualisieren Sie stündlich über einen CSV-Link oder nutzen Sie SCIM beziehungsweise die API. Eine direkte Anbindung an Ellucian, Workday oder StarRez gibt es nicht. |
| Verzeichnissynchronisierung mit Microsoft Entra ID | Enterprise | Erfordert vFound Enterprise und Ihre eigene autorisierte Entra-Anwendung. Die Verbindung liest das Verzeichnis; Teamzugänge legt sie niemals an. |
| SMS an Studierende | Nein | vFound versendet für Parcels keine SMS. Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail. |
| Paketfächer öffnen oder Kartenzutritt steuern | Nein | vFound erfasst die Pakete, die Ihr Team bearbeitet. Paketfächer, Türen oder Campusausweise werden nicht gesteuert. |
Die erste Semesterwoche durchspielen
Importieren Sie im 14-tägigen Testzeitraum eine kurze Studierendenliste, erfassen Sie zwanzig Pakete in drei Regalen und erstellen Sie eine Zustellrunde. Schließen Sie die Übergaben ab und prüfen Sie den Bericht. Eine gültige Karte ist erforderlich.
Paketbuch und Vorlagen für die Schichtübergabe nutzen (Englisch)
vFound Lost & Found
Auf dem Campus gefundene Schlüssel, Karten und Laptops anhand eines Fotos erfassen.
vFound Equipment
Laptops und Ladegeräte in Bibliothek oder IT-Servicedesk ausgeben.
vFound Visitors
Gastredner und Dienstleister anmelden und ihre Gastgeber sofort informieren.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet vFound Parcels für eine Hochschule?+
75 US$/Monat pro Standort, jährlich abgerechnet mit 900 US$, einschließlich unbegrenzter Pakete, Studierender und Teammitglieder. Zuvor können Sie 14 Tage kostenlos testen; eine gültige Karte ist erforderlich.
Brauchen Studierende eine App?+
Nein. Ihre E-Mail öffnet eine private Browserseite mit einem QR-Code für alle wartenden Pakete.
Können mehrere Wohnheime einen gemeinsamen Poststellen-Arbeitsbereich nutzen?+
Ja. Jedes Paket hat einen Regalplatz, und jedes Teammitglied einen eigenen Zugang mit eigener Rolle. So kann jede Ausgabestelle die von der Poststelle erfassten Pakete übergeben.
Wie lange werden Paketeinträge aufbewahrt?+
Solange das Paket wartet und weitere 12 Monate nach Abholung oder Rücksendung. Danach werden Eintrag, Etikettfoto, Abholfoto und Unterschriften gelöscht.
Wie stellen Hochschulpoststellen Pakete an Wohnheime und Fachbereiche zu?+
Fassen Sie wartende Pakete zu einer benannten Zustellrunde zusammen. Erfassen Sie an jedem Stopp den Empfänger und dessen Unterschrift auf dem Handy. Erledigte Stopps werden als „Zugestellt“ markiert; offene bleiben auf der Runde.
Was passiert, wenn Studierende nach Eingang eines Pakets umziehen?+
Der Paketeintrag behält das bei der Erfassung angegebene Zimmer. Die Personenliste zeigt das aktuelle Zimmer. Eine Änderung überschreibt niemals das Zimmer eines bereits eingetroffenen Pakets.
Lässt sich vFound mit unserer Studierendenverwaltung verbinden?+
Nicht direkt. Importieren Sie eine CSV-Datei, aktualisieren Sie stündlich über einen CSV-Link oder nutzen Sie SCIM beziehungsweise die API. Die Synchronisierung mit Microsoft Entra ID ist eine Enterprise-Anbindung. Ihre Studierendenverwaltung bleibt dafür zuständig, wer eingeschrieben ist und wo die Person wohnt.
Was passiert mit Paketen, wenn Studierende über die Winterferien nach Hause fahren?+
Studierende setzen auf ihrer privaten Seite ein Aufbewahrungsdatum bis zu ein Jahr im Voraus. Zurückgehaltene Pakete erhalten keine automatischen Erinnerungen, erscheinen nicht auf der Rücksendeliste und sind von Sammelrücksendungen ausgeschlossen. Bis zum Datum neu eintreffende Pakete werden ebenfalls zurückgehalten. Das Team kann weiterhin manuell erinnern oder übergeben.
Kann eine mitwohnende Person mein Paket abholen?+
Ja, wenn Sie ihr einen separaten Code senden. Geben Sie auf Ihrer privaten Seite Name und E-Mail-Adresse an. vFound sendet der Person einen Einmalcode, der nach sieben Tagen abläuft. Über die tatsächliche Übergabe entscheidet weiterhin das Team am Schalter.
Können studentische Hilfskräfte mit eigenen Zugängen arbeiten?+
Ja. Fügen Sie jede Hilfskraft als Teammitglied hinzu. Sie kann Pakete erfassen und übergeben; jede Aktion trägt ihren Namen. E-Mail-Adressen sieht sie maskiert. Nur Inhaber und Manager sehen die vollständige Personenliste.
Eine Poststelle, jedes Paket quittiert.
Testen Sie 14 Tage kostenlos. Eine gültige Karte ist erforderlich. Kündigen Sie vor Tag 14, um die Abbuchung des Jahresbetrags zu vermeiden.
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14 Tage kostenlos testen (Englisch)Gültige Karte erforderlich. Kündigen Sie vor Tag 14, um die Abbuchung des Jahresbetrags zu vermeiden.