Software de visitas para oficinas: el visitante se registra en su teléfono y quien lo recibe se entera al momento.
vFound Visitors es un software de visitas para oficinas y espacios de coworking: los visitantes escanean un cartel QR con su teléfono o se registran desde un enlace, y la persona a la que visitan recibe un correo. Imprime una acreditación y mantiene una lista en tiempo real de quién está en el edificio.
Una recepción de oficina o coworking recibe candidatos, clientes, contratistas y transportistas, a menudo para miembros que están reunidos cuando llega su visita.
Traducción actualizada:
Los visitantes se registran en su teléfono, quienes los reciben responden desde el suyo y recepción ve qué requiere una decisión primero. La sincronización de miembros con OfficeRnD Flex y Microsoft Entra requiere conectores Enterprise.
Llega una visita mientras quien la espera está reunido
Un cliente llega al vestíbulo a las diez. El miembro al que visita está en una reunión y nadie en recepción sabe quién espera a quién. vFound Visitors está pensado para esta situación cotidiana.
Antes
Un miembro invita al visitante
Un miembro de su lista de personas invita a alguien desde su página privada de My vFound, sin cuenta de personal. Elige un tipo de visita y un día, y el visitante recibe un pase QR por correo.
En la entrada
El visitante registra su entrada
El visitante escanea su cartel QR o muestra el pase. Se avisa a quien lo recibe cuando el nombre completo introducido coincide con una sola persona de la lista. Si no, recepción confirma primero a quién visita.
Respuesta
Quien recibe la visita responde desde el teléfono
El miembro recibe un correo y puede responder que está en camino, pedir que el visitante espere cinco minutos o indicar que no es su visita. Recepción ve la respuesta. El pase del visitante muestra Estoy en camino o Espere, por favor, y un mensaje neutro en lugar de No es mi visita.
Qué ve recepción primero
La lista empieza por lo que necesita intervención: una visita pendiente de aprobación y otra que ya ha registrado su entrada, pero cuya persona de contacto aún no se ha confirmado. El resto aparece en Presentes, con las pestañas Previstos y Finalizados a continuación.
Un tipo de visita puede requerir aprobación de recepción, y la oficina también puede hacer esperar a quienes lleguen sin invitación. Si alguien sigue registrado después de terminar el día, su salida se registra automáticamente una vez que lleva 12 horas dentro.
Los miembros invitan a sus propias visitas
El formulario de la página del miembro solicita nombre y correo del visitante, empresa si procede, tipo de visita, hora de llegada y último día opcional. Puede programarse para un día, todos los días del intervalo o los días laborables del intervalo. El miembro accede desde un enlace privado, para que recepción no tenga que escribir cada invitación.
Para coworking: una lista de personas, varias sedes
Incluya a los miembros en la lista compartida de personas para que los visitantes puedan indicar a quién visitan. Cada sede funciona como un establecimiento independiente, con su propio cartel QR, tipos de visita y lista para el recuento. Un único acceso de propietario permite cambiar de sede. Una cuenta de autoservicio admite hasta tres establecimientos.
Durante la prueba de 14 días
- Importe miembros desde un archivo CSV.
- Mantenga actualizado un CSV público por HTTPS, que se lee cada hora.
- Los miembros invitan a sus propias visitas y responden cuando llegan.
- Los transportistas se registran como visitas de entrega y aparecen en vFound Parcels cuando el establecimiento utiliza ambos productos.
Incluido en vFound Enterprise
- Sincronización con OfficeRnD Flex, parte de vFound Enterprise, que solo lee el identificador, nombre, correo y estado activo de cada miembro, con filtro opcional por sede. Su equipo crea la aplicación con flex.community.members.read.
- Una aplicación de Microsoft Entra propia del cliente, con User.Read.All aprobado por un administrador.
- Ninguna conexión crea cuentas ni roles de personal. La conexión con OfficeRnD es de solo lectura y está bajo su control; no es una publicación en su marketplace ni una certificación como socio.
Compruebe si se adapta a su recepción
| Registro de entrada desde el teléfono del visitante | Sí | Desde su cartel QR. Como alternativa, puede vincular una tableta del vestíbulo en el navegador con un código válido diez minutos. No hay una aplicación para visitantes. |
|---|---|---|
| Acreditación impresa para cada visitante | Sí | Las acreditaciones se imprimen en tres tamaños. |
| Quien recibe la visita responde a su llegada | Sí | Estoy en camino, Espere 5 minutos, por favor o No es mi visita. Recepción ve la respuesta. El pase del visitante muestra Estoy en camino o Espere, por favor, y un mensaje neutro en lugar de No es mi visita. |
| Los miembros invitan a sus propias visitas | Sí | El miembro debe figurar en su lista de personas. No necesita una cuenta de personal. |
| Lista de miembros desde OfficeRnD Flex o Microsoft Entra | Enterprise | Ambos forman parte de vFound Enterprise. La importación CSV y el enlace CSV con actualización cada hora están en el plan estándar. |
| Foto o comprobación visual de un documento de identidad físico | Opcional | Se configura por tipo de visita. vFound no guarda imágenes ni números de documentos de identidad y no realiza reconocimiento facial ni consultas de listas de vigilancia. |
| Abrir puertas o torniquetes a los visitantes | No | vFound no controla dispositivos de acceso. Los webhooks y la API pueden avisar a sus sistemas cuando un visitante registra su entrada. |
| Lista de sus propios empleados presentes en el edificio | No | La lista para el recuento en tiempo real incluye a los visitantes con entrada registrada, no la asistencia del personal. |
Ensaye un lunes por la mañana en recepción
En la prueba de 14 días, añada tres miembros, invite a alguien desde la página de uno, registre su entrada desde el cartel QR y responda Estoy en camino desde la página del miembro. Compruebe que la respuesta llega a recepción y al pase. Después haga esperar a una visita sin cita para aprobarla y vea cómo aparece al principio de la lista. Se requiere una tarjeta válida.
Cómo funciona recepción con vFound
Invite con antelación mediante un pase QR por correo, comparta un enlace de registro o vincule cualquier tableta del vestíbulo con un código válido diez minutos. El visitante no necesita aplicación ni cuenta.
- Los tipos de visita para entrevistas, contratistas, entregas y los que cree usted tienen sus propias preguntas, condiciones, color de acreditación, aprobación y plazo de conservación.
- Quien recibe la visita obtiene un correo y puede responder desde un enlace privado, sin cuenta, que está en camino.
- Los pases de varios días permiten una entrada en cada día válido, para contratistas con trabajos de mayor duración.
- Las acreditaciones se imprimen en tres tamaños, y la salida de quienes sigan registrados se registra automáticamente después de terminar el día.
Seguridad sin recoger más datos de los necesarios
La lista para el recuento en tiempo real muestra en cualquier teléfono a todas las personas con entrada registrada. Varios responsables pueden marcarlas como a salvo a la vez y generar un informe final. Cada tipo de visita puede exigir opcionalmente una foto privada o una comprobación visual de un documento de identidad físico con foto, registrada por el personal. vFound no guarda imágenes ni números de esos documentos y no realiza reconocimiento facial ni consultas de listas de vigilancia.
vFound Parcels
Entregas para miembros registradas a partir de la etiqueta y recibidas con firma.
vFound Lost & Found
Cargadores y llaves olvidados en salas de reuniones, con fichas creadas a partir de una foto.
vFound Equipment
Adaptadores, auriculares y cámaras prestados en recepción.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta vFound Visitors para una oficina?+
US$67/mes por establecimiento, con facturación anual de US$804, tras una prueba gratuita de 14 días que requiere una tarjeta válida. Los visitantes y miembros del equipo son ilimitados, de modo que una recepción concurrida paga lo mismo que una tranquila.
¿Necesitamos un iPad en recepción?+
No. Los visitantes pueden registrar su entrada en su teléfono desde el cartel QR o en cualquier tableta vinculada en el navegador.
¿También pueden registrarse los transportistas?+
Sí. Las visitas de entrega aparecen en vFound Parcels cuando su establecimiento utiliza ambos productos.
¿Cuánto tiempo se conservan las visitas?+
Puede elegir entre 7 y 365 días para todo el establecimiento o para cada tipo de visita. El valor predeterminado es 365 días.
¿Pueden los miembros de un coworking invitar a sus propias visitas?+
Sí. Un miembro de su lista de personas invita desde su página privada de My vFound, sin cuenta de personal, y el visitante recibe un pase QR por correo. A su llegada, el miembro recibe un correo y puede responder que está en camino, pedirle que espere cinco minutos o indicar que no es su visita.
¿Puede venir la lista de miembros de OfficeRnD Flex?+
Sí, con vFound Enterprise. Un propietario o responsable conecta una aplicación de OfficeRnD Flex creada por su equipo con flex.community.members.read, la prueba y activa la sincronización. vFound solo lee identificador, nombre, correo y estado activo de los miembros, opcionalmente para una sola sede, y nunca crea cuentas de personal. Es una conexión de solo lectura bajo su control, no una publicación en el marketplace de OfficeRnD ni una certificación como socio.
¿Qué ocurre si el visitante indica a alguien que no está en nuestra lista?+
Recepción confirma primero a quién visita. vFound solo avisa cuando el nombre completo introducido coincide con una sola persona de su lista. Hasta entonces, el visitante aparece al principio de la lista con Confirmar persona de contacto.
¿Necesita un miembro acceso de personal para invitar a alguien?+
No. Los miembros de su lista de personas invitan desde su página privada de My vFound. Las cuentas de personal son independientes y la lista no las crea.
¿Incluye la lista para el recuento a nuestros empleados?+
No. La lista en tiempo real incluye a los visitantes con entrada registrada y, opcionalmente, a los previstos. No es un registro de asistencia del personal.
Sepa quién está en el edificio, ahora mismo.
Empiece su prueba gratuita de 14 días. Se requiere una tarjeta válida; cancele antes del día 14 para evitar el cobro anual automático.
Conozca el producto: vFound Visitors
Empiece su prueba gratuita de 14 días (En inglés)Se requiere una tarjeta válida. Cancele antes del día 14 para evitar el cobro anual automático.