برنامج إدارة الطرود للمباني السكنية: كل طرد مسجّل، وكل ساكن على علم بوصوله.

مشكلة غرفة الطرود

تتراكم الطرود، ويسأل السكان عمّا إذا كان شيء قد وصل، ويصبح فقدان طرد سؤالاً عمّن وقّع على استلامه. ينبغي أن تكفي عملية بحث واحدة للإجابة، دون التجوّل بين الرفوف.

كيف تدير غرفة طرود المبنى باستخدام vFound؟

يمسح موظف الاستقبال كل ملصق ويعثر vFound على الساكن. ويتحكم السكان في طرودهم من صفحة خاصة واحدة.

• يقرأ vFound AI الاسم والوحدة من الملصق، ويطابقهما مع الساكن في قائمتك. ويمكن للموظفين دائماً كتابة الاسم بدلاً من ذلك.
• يتلقى السكان بريداً إلكترونياً بلغتهم، مع رمز QR واحد لجميع الطرود التي تنتظرهم.
• يمكنهم من الصفحة تحديد تاريخ للاحتفاظ بالطرود أثناء سفرهم، أو تأجيل التذكيرات، أو منح جار رمزاً منفصلاً للاستلام نيابةً عنهم.
• تُوسَم الطرود القابلة للتلف وتظهر أعلى القائمة، لتُسلَّم المواد الغذائية والزهور أولاً.
• عند التسليم، يسجّل الموظفون توقيعاً ويمكنهم إضافة صورة للاستلام.

انتقال السكان إلى المبنى ومغادرتهم

استورد قائمة السكان من جدول بيانات محفوظ بصيغة CSV، أو اربط ملف CSV يحدّثه vFound كل ساعة. وعندما يغادر ساكن، احذفه من القائمة ليُزال اسمه من الطرود التي استُلمت بالفعل، فيما تحتفظ الطرود المنتظرة باسمه إلى أن تُسلَّم.

مسؤولية موثّقة عبر الورديات

لكل موظف استقبال حساب دخول خاص، ويحمل كل تسجيل وتذكير وتسليم اسماً ووقتاً. تبيّن الرفوف مدى إشغالها، وتُطبع الملصقات بطابعة حرارية أو على ورق A4، وتظهر الطرود التي تجاوزت مهلة الاستلام في قائمة المستحق إرجاعها إلى المرسل.

ساكن يفوّض جاره بالاستلام

يُدخل الساكن الذي لا يستطيع الحضور اسم جاره وبريده الإلكتروني في صفحته الخاصة. ويرسل vFound إلى الجار تصريح استلام منفصلاً برمز خاص، يُستخدم مرة واحدة وتنتهي صلاحيته بعد سبعة أيام. ويمكن للساكن إلغاؤه من صفحته، وإصدار ما يصل إلى خمسة تصاريح يومياً.

لا يتخذ التصريح أي قرار بنفسه. يظل موظف الاستقبال مسؤولاً عن التحقق ممن حضر وتوثيق من تسلّم الطرد.

عملية تسليم واحدة لطرود الوحدة كلها

غالباً ما تستقبل الأسرة طروداً عدة بأسماء مختلفة. عندما يفتح موظف الاستقبال سجل طرد لتسليمه، تظهر معه الطرود الأخرى المنتظرة للوحدة نفسها، ومنها المسجّلة باسم مكتوب دون ربطها بشخص. ويحدّد الموظفون ما سيُستلم منها.

تُوثّق عملية التسليم اسماً واحداً ووقتاً واحداً لجميع الطرود، مع توقيع إذا اشترطته المنشأة. ويُرسَل تأكيد الاستلام بالبريد لكل شخص مرتبط بالطرود ما زال نشطاً في القائمة وله عنوان بريد صالح، إلا إذا عطّلت المنشأة التأكيدات. ولا يُفترَض أبداً أن طرداً مسجّلاً باسم مكتوب يخص ساكناً بعينه.

ما الذي تراه وردية الاستقبال التالية؟

يحمل كل تسجيل وتذكير وتسليم اسم عضو الفريق ووقته. يبحث الموظف التالي بالاسم أو الوحدة أو رمز الاستلام أو رقم التتبع، ويرى الرف. ويمكن للمنشأة اشتراط توقيع لكل تسليم، وعندئذ لا تكتمل العملية دونه.

راجع متطلبات مبناك

هل نحتاج إلى خزائن أيضًا؟

تفيد الخزائن عندما يحتاج السكان إلى الاستلام في غياب موظف المكتب. وقد تكفي غرفة طرود يعمل بها موظفون خلال ساعات الاستلام. وأياً كان اختيارك، اسأل عن سعة التجهيز وما يستوعبه، بما في ذلك الطرود الكبيرة والقابلة للتلف والتي تتطلب توقيعاً. يبيّن الدليل الأسئلة التي ينبغي طرحها.

بديل خزائن الطرود: متى تكفي غرفة طرود يعمل بها موظفون؟ (بالإنجليزية)

vFound Visitors

تسجيل وصول الضيوف والمقاولين، مع إبلاغ الساكن أو المدير بالبريد الإلكتروني.

vFound Lost & Found

إدراج المفاتيح والهواتف المتروكة في البهو انطلاقاً من صورة.

vFound Checkroom

حفظ الحقائب والأمتعة عند المكتب بتذكرة QR.