Software de correo para universidades: cientos de paquetes al día, todos entregados con firma.
vFound Parcels es un software de correo para universidades: mantiene la cámara abierta mientras el personal escanea cada etiqueta. vFound AI lee el nombre y la habitación, encuentra al estudiante en su lista y le envía un código de recogida por correo. En el mostrador, el personal localiza el paquete en su estante y registra una firma.
Una oficina de correspondencia universitaria recibe en la primera semana de curso más paquetes que muchas oficinas en un mes, para estudiantes que cambian de habitación, vuelven a casa el fin de semana y rara vez miran un tablón de anuncios.
Traducción actualizada:
Registre los paquetes en estantes identificados por residencia, envíe códigos de recogida por correo, permita guardarlos durante las vacaciones y reparta con firma. Sin SMS ni conector con el sistema académico.
El problema de la correspondencia: volumen, rotación y cambios de habitación
Cada septiembre cambia la lista de residentes, llegan paquetes para estudiantes que aún no han recogido sus llaves y la cola crece a la hora del almuerzo. Un registro en papel no dice al estudiante qué le espera, y una hoja de cálculo no dice al personal en qué estante está.
La semana de llegada en la oficina central de correspondencia
La primera semana de curso es distinta al resto del año. Los paquetes llegan más deprisa de lo que el personal puede colocarlos, para estudiantes que aún no han recogido sus llaves.
Mantenga la cámara abierta
El personal escanea una etiqueta tras otra sin salir de la pantalla. A cada paquete se le asigna un estante al guardarlo, y el estudiante recibe un correo en cuanto se registra, si tiene una dirección en la lista.
Organice los estantes por residencia
Identifique los estantes por residencia o departamento. La vista de ocupación muestra cuánto se ha llenado cada uno, y permite imprimir etiquetas térmicas o en A4 para los estantes.
Llévelo a la residencia
Agrupe los paquetes pendientes en una ronda de reparto con nombre. Cada parada corresponde a un paquete y se firma desde el teléfono en la puerta; las paradas sin completar permanecen en la ronda.
Un estudiante vuelve a casa durante las vacaciones de invierno
En su página privada, el estudiante puede fijar una fecha hasta la que guardar los paquetes, con hasta un año de antelación. Los pendientes se guardan hasta esa fecha, igual que los que lleguen antes de ella.
Los paquetes retenidos no reciben recordatorios automáticos, no aparecen en la lista de devolución al remitente ni activan la alerta de paquetes sin reclamar. El personal puede enviar recordatorios manualmente y entregar el paquete si el estudiante vuelve antes. La devolución masiva rechaza los paquetes retenidos, para evitar devolverlos por error con una sola pulsación.
Cómo funciona una oficina de correspondencia universitaria con vFound
El personal registra cada entrega a partir de la etiqueta y el estudiante recibe el aviso al momento. Todo el historial queda disponible para futuras consultas.
- El código de barras completa el número de seguimiento y reconoce UPS, FedEx, USPS, DHL, Amazon y formatos postales internacionales; vFound AI lee el destinatario y la habitación en la etiqueta.
- El correo de cada estudiante abre una página privada en el navegador, con todos sus paquetes pendientes bajo un solo código QR. Sin aplicación ni cuenta.
- Los estudiantes pueden avisar de que están en el mostrador, posponer recordatorios, fijar una fecha de retención mientras están fuera o dar un código independiente a un amigo para que recoja los paquetes.
- Los paquetes perecederos, frágiles, grandes, de valor o con firma obligatoria se identifican, y los perecederos aparecen primero.
- Se envían recordatorios automáticos cada pocos días, hasta un máximo de tres; el personal también puede enviarlos manualmente. Los paquetes que superan el plazo de recogida aparecen en la lista de devolución al remitente.
Un estudiante cambia de habitación después de que llegue un paquete
Las habitaciones cambian en las primeras semanas. Cada paquete conserva la habitación registrada a su llegada, y la lista de personas muestra dónde vive ahora el estudiante. Actualizar su habitación nunca modifica la de un paquete que ya ha llegado, de modo que el personal ve ambas y puede buscar al estudiante por su nombre.
Dos estudiantes, una habitación
Compartir habitación es habitual, y los paquetes llegan a nombre de una persona. Cuando el personal abre un paquete para entregarlo, al lado aparecen los demás pendientes para esa habitación, incluidos los registrados con un nombre escrito sin vincular a una persona. El personal marca los que se van a recoger.
Una sola entrega registra un nombre y una hora para todos, con firma si el establecimiento la exige. Cada persona vinculada que siga activa en la lista y tenga un correo válido recibe una confirmación de recogida, salvo que el establecimiento las haya desactivado. Quien no pueda acudir puede dar a otra persona un código independiente de un solo uso desde su página privada; el mostrador sigue decidiendo si entrega el paquete a quien se presenta.
Estudiantes que trabajan en turnos cortos
El mostrador de una residencia cambia de manos cada pocas horas. Dé a cada estudiante que trabaje allí su propio acceso de equipo, para que cada registro y entrega lleven nombre y hora, y la siguiente persona pueda buscar por nombre, habitación, código o número de seguimiento y ver el estante.
El personal puede registrar y entregar paquetes, pero ve el correo parcialmente oculto; los propietarios y responsables ven la lista completa de personas.
Una lista de estudiantes actualizada
Importe a los residentes desde un CSV: las columnas de nombre, apellidos, correo, habitación e identificador se reconocen por su encabezado. También puede conectar un enlace CSV de su sistema académico y vFound actualizará la lista cada hora. Si alguien ya figura con el mismo correo, se actualiza en lugar de duplicarse.
Vea la carga de trabajo mientras se está produciendo
El informe de Parcels muestra los paquetes registrados cada día y cuántos esperan según los días que llevan en el mostrador. También indica la mediana del tiempo entre registro y aviso, y entre aviso y recogida. El detalle de transportistas y estantes con más actividad ayuda a decidir dónde hace falta otra persona atendiendo.
Más allá del mostrador
Las rondas de reparto permiten atender departamentos y residencias, recogiendo la firma en el teléfono en la puerta. Los paquetes salientes se registran con su entrega al transportista. Las estadísticas muestran el volumen por día y hora, la distribución por transportista, el tiempo de recogida y los estantes con más actividad, para planificar el personal al inicio del curso.
Revise los requisitos de su campus
| Muchas residencias y departamentos | Sí | Identifique los estantes por ubicación en un mismo espacio de trabajo o gestione cada edificio como un establecimiento con un único acceso. |
|---|---|---|
| Reparto a residencias y departamentos | Sí | Las rondas recogen una firma en cada parada. No planifican rutas de conducción. |
| Guardar paquetes mientras los estudiantes están fuera | Sí | El estudiante fija la fecha en su página privada, con hasta un año de antelación. Los paquetes retenidos no reciben recordatorios automáticos; el personal puede enviarlos manualmente. |
| Estudiantes que trabajan en turnos cortos | Sí | Cada persona puede tener su propio acceso de equipo. El personal ve el correo parcialmente oculto; solo los propietarios y responsables ven la lista completa de personas. |
| Lista de estudiantes desde un CSV o el sistema académico | En parte | Importe un CSV, actualice desde un enlace CSV cada hora o utilice SCIM o la API. No hay un conector directo con Ellucian, Workday ni StarRez. |
| Sincronización del directorio de Microsoft Entra ID | Enterprise | Requiere vFound Enterprise y una aplicación de Entra propia y autorizada. Lee el directorio; nunca crea accesos para el personal. |
| SMS a estudiantes | No | vFound no envía SMS de Parcels. Los avisos llegan por correo electrónico. |
| Apertura de casilleros o acceso con tarjeta | No | vFound registra los paquetes que gestiona su equipo. No controla casilleros, puertas ni tarjetas del campus. |
Ensaye la primera semana de curso
En la prueba de 14 días, importe una pequeña lista de estudiantes, registre veinte paquetes en tres estantes y cree una ronda de reparto. Complete las entregas y revise el informe. Se requiere una tarjeta válida.
Utilice la plantilla de registro de paquetes y el material de relevo de turnos (En inglés)
vFound Lost & Found
Llaves, tarjetas y portátiles encontrados en el campus, con fichas creadas a partir de una foto.
vFound Equipment
Portátiles y cargadores prestados en la biblioteca o en el servicio de TI.
vFound Visitors
Registro de entrada de ponentes y contratistas, con aviso inmediato a quien los recibe.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta vFound Parcels para una universidad?+
US$75/mes por establecimiento, con facturación anual de US$900 y paquetes, estudiantes y miembros del equipo ilimitados, tras una prueba gratuita de 14 días que requiere una tarjeta válida.
¿Necesitan los estudiantes una aplicación?+
No. Su correo abre una página privada en el navegador, con un único código QR para todos los paquetes pendientes.
¿Pueden varias residencias compartir un espacio de trabajo de correspondencia?+
Sí. Cada paquete registra su estante, y cada miembro del equipo tiene su propio acceso y rol, para que cualquier mostrador pueda entregar lo que registró la oficina de correspondencia.
¿Cuánto tiempo se conservan los registros de paquetes?+
Mientras el paquete esté pendiente y durante 12 meses después de recogerlo o devolverlo. Después se eliminan el registro, la foto de la etiqueta, la foto de recogida y las firmas.
¿Cómo reparten las universidades los paquetes a residencias y departamentos?+
Agrupe los paquetes pendientes en una ronda con nombre. Después registre quién recibió cada uno y recoja una firma en el teléfono en cada parada. Las paradas completadas se marcan como Entregado y las pendientes permanecen en la ronda.
¿Qué ocurre si un estudiante cambia de habitación después de llegar un paquete?+
El paquete conserva la habitación registrada a su llegada. La lista de personas muestra la habitación actual y actualizarla nunca modifica la de un paquete que ya ha llegado.
¿Se conecta vFound a nuestro sistema de información académica?+
No directamente. Importe un CSV, actualice desde un enlace CSV cada hora o utilice SCIM o la API. La sincronización con Microsoft Entra ID es un conector de Enterprise. Su sistema académico sigue determinando quién está matriculado y dónde vive.
¿Qué hacen las universidades con los paquetes durante las vacaciones de invierno?+
El estudiante fija una fecha de retención en su página privada, con hasta un año de antelación. Los paquetes retenidos no reciben recordatorios automáticos, no aparecen en la lista de devolución ni se incluyen en devoluciones masivas. Los que lleguen antes de esa fecha también se retienen. El personal puede seguir enviando recordatorios o entregándolos manualmente.
¿Puede mi compañero de habitación recoger mi paquete?+
Sí, si le envía un código independiente. En su página privada introduce su nombre y correo, y vFound le envía un código de un solo uso que vence a los siete días. El mostrador sigue decidiendo si entrega el paquete.
¿Puede cada estudiante que trabaja por turnos tener su propio acceso?+
Sí. Añada a cada uno como miembro del equipo. Puede registrar y entregar paquetes, y cada acción lleva su nombre. Ve el correo parcialmente oculto; solo los propietarios y responsables ven la lista completa de personas.
Una oficina de correspondencia, todos los paquetes entregados con firma.
Empiece su prueba gratuita de 14 días. Se requiere una tarjeta válida; cancele antes del día 14 para evitar el cobro anual automático.
Conozca el producto: vFound Parcels
Empiece su prueba gratuita de 14 días (En inglés)Se requiere una tarjeta válida. Cancele antes del día 14 para evitar el cobro anual automático.